Zo organiseer je een clubhuisbarbecue zonder stress

Begin bij de datum, het clubhuis en het verwachte aantal deelnemers. Daarna leg je de aanmeldingen, dieetwensen en boodschappen vast, zodat je niet op de dag zelf hoeft te improviseren. Regel barbecuebenodigdheden, koeling en partytenten ruim vooraf; juist die spullen zijn vaak al bezet. Werk op de dag zelf van schoonmaken en opstellen naar voorbereiden, barbecue aansteken en gasten ontvangen. Met een duidelijke volgorde houd je eten, drinken en veiligheid tegelijk onder controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en clubhuis bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve deelnemerslijst maken
6
Boodschappenlijst controleren
7
Barbecuebenodigdheden reserveren
8
Voorraad clubhuis controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
12
Groenten wassen en snijden
2 personen
13
Salades en sauzen voorbereiden
2 personen
14
Brood en bijgerechten klaarzetten
2 personen
15
Clubhuis schoonmaken
3 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Partytenten opzetten
4 personen
18
Barbecueplek inrichten
3 personen
19
Barbecue aansteken
2 personen
20
Buffet en bar inrichten
3 personen
21
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Muziek en verlichting testen

Event

24
Gasten ontvangen
2 personen
25
Dranken en hapjes serveren
2 personen
26
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
27
Buffet aanvullen
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Afval verzamelen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
31
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
33
Eten en dranken opruimen
3 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Clubhuis schoonmaken
4 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Afval wegbrengen
2 personen
39
Geleende materialen retourneren
2 personen
40
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 3

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Muziekspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerplankenaantal 4
Grilltangenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Afwasteiltjesaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Veiligheid

Brandblusdekensaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk één week vooraf de definitieve deelnemerslijst en noteer dieetwensen apart. Gebruik die lijst om vlees, vegetarische producten, groenten, salades en brood gericht te verdelen.
Controleer vóór het boodschappen doen de clubhuisvoorraad én de barbecuebenodigdheden. Tel vooral herbruikbare borden, glazen, bestek, koelboxen en afvalbakken; ontbrekende spullen vallen anders pas bij het buffet op.
Plan de koeling in twee stappen: zet dranken enkele uren voor ontvangst koud en houd vlees en vegetarische producten tot gebruik gekoeld. Gebruik aparte snijplanken en tangen om kruisbesmetting te voorkomen.
Richt de ruimte in een vaste route in: ontvangst, bar, buffet en barbecueplek. Zet tafels en stoelen eerst neer, test daarna muziek, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen voordat de gasten komen.
Steek de barbecue pas aan nadat de barbecueplek vrij is van losse materialen en een brandblusdeken binnen handbereik ligt. Spreek vooraf af wie bakt, wie de bar beheert en wie tijdens het feest afval en afwas controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubhuisbarbecue organiseren?: Leg datum en clubhuis bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue, zodat je boodschappen en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een clubhuisbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd gekoelde voorraad apart, zodat je tijdens het barbecueën niet zonder drinken komt te zitten.
Wanneer moet ik vlees en salades voorbereiden?: Was en snijd groenten en maak salades en sauzen bij voorkeur op de dag zelf, enkele uren voor aanvang. Bewaar vlees en vegetarische producten gekoeld tot vlak voor gebruik en zet het buffet pas kort voor ontvangst klaar.
Hoeveel organisatoren heb je nodig voor een clubhuisbarbecue?: Plan minimaal 3 vaste rollen bij een groep tot ongeveer 30 personen: één voor de barbecue, één voor bar en buffet en één voor ontvangst, afwas en afval. Bij grotere groepen voeg je per 15 tot 20 gasten een extra helper toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.