Checklist voor een goed georganiseerde charity golfdag

Een charity golfdag vraagt om meer dan een baanreservering en een wedstrijdschema. Je regelt tegelijk deelnemers, sponsoren, donaties, catering en de praktische uitvoering op de baan. Begin met het goede doel, het golfprogramma en de sponsorpakketten; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en starttijden. In de laatste week controleer je onder meer de flightindeling, golfkarretjes, scorekaarten, prijzen, betaalgegevens en het weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Golfbaan reserveren
Golfprogramma vastleggen
2 personen
Goede doel selecteren
2 personen
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Starttijden indelen
2 personen
Golfkarretjes reserveren
Catering reserveren
Prijzen voor wedstrijd regelen
2 personen
Hole-sponsoren bevestigen
Baanbordjes ontwerpen
Scorekaarten laten drukken
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Flightindeling versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en goodiebags sorteren
3 personen
Golfsets en ballen controleren
2 personen
Donatiebetaalgegevens testen
Catering voorbereiden
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Holebordjes plaatsen
3 personen
Sponsorvlaggen plaatsen
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Goodiebags klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Golfregels toelichten
Startschot geven
Tussenstop voorbereiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Diner uitserveren
5 personen
Programma aankondigen
Goede doel toelichten
Veilingitems presenteren
2 personen
Veilingopbrengst registreren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Dankwoord uitspreken
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Verlichting uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
Donatiegegevens veilig opslaan
2 personen
Opbrengst overmaken
Sponsoren bedanken
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Foto's delen met deelnemers
Donatiebewijs versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 8
Cocktailtafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Krukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 6
Buffetwarmersaantal 8
IJsbrekersaantal 2
Flessenopenersaantal 6
Wijnopenersaantal 6
Barbakkenaantal 4
Serveerschortenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Kurkentrekkersaantal 4
Wijnkoelersaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Bain-marieaantal 2
Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard

Sportmateriaal

Golfballenaantal 120
Scorekaartenaantal 100
Potlodenaantal 120
Golfteesaantal 500
Pitchforksaantal 80
Golfhanddoekenaantal 80
Golfparaplu'saantal 20
Afslagmattenaantal 4
Wedstrijdpinnenaantal 18
Meetlintenaantal 4
Golfkarretjesaantal 20

Decoratie

Sponsorbannersaantal 12
Sponsorvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pennenbakjesaantal 8
Goodiebagsaantal 90
Polsbandjesaantal 100
Veilingbordjesaantal 20
Fotowand

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar

Tips

Leg het golfprogramma en de starttijden vroeg vast. Verwerk dieetwensen tijdens de aanmeldingen en stuur de definitieve flightindeling uiterlijk enkele dagen voor de golfdag.
Benader sponsoren met duidelijke pakketten en bevestig hole-sponsoren schriftelijk. Laat baanbordjes en ander sponsorbeeld tijdig ontwerpen, zodat er nog ruimte is voor correcties en productie.
Test donatiebetaalgegevens en betaalterminals vóór de wedstrijddag. Een proefbetaling voorkomt dat deelnemers of sponsoren op het moment zelf niet kunnen afrekenen.
Plan de catering op basis van het aantal bevestigde deelnemers en controleer ook de uitgifte: buffettafels, serveerschalen, waterkannen, koelboxen en warmhoudapparatuur moeten vóór de ontvangst klaarstaan.
Maak de laatste controle praktisch: sorteer prijzen en goodiebags, tel golfsets en ballen na, controleer scorekaarten en bouw partytenten op tijd op. Neem de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf nogmaals door.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een charity golfdag organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de golfbaan, het goede doel en het programma. Sponsoren en deelnemers hebben daarna nog enkele weken nodig om te reageren.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een charity golfdag versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 tot 12 weken voor de golfdag. Sluit de aanmeldingen idealiter 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je starttijden, catering en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een charity golfdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur, naast water op de baan. Pas de bestelling aan op het aantal bevestigde deelnemers en het weer.
Wanneer maak je de flightindeling en scorekaarten?: Maak de flightindeling zodra de inschrijving sluit, meestal 10 tot 14 dagen voor het evenement. Controleer de deelnemerslijst nog één keer en laat scorekaarten daarna drukken, zodat namen en starttijden kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.