Journée de golf caritative : la checklist d’organisation

Une journée de golf caritative demande plus qu’une réservation de parcours et quelques sponsors. Il faut coordonner les inscriptions, les horaires de départ, les voiturettes, le repas, les dons et l’accueil des participants. Commencez par fixer l’association bénéficiaire et le format du programme, puis avancez vers les invitations et la logistique du jour J. Cette checklist vous aide à suivre les 73 tâches du plan et à prévoir les 75 éléments nécessaires sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le terrain de golf
Enregistrer le programme de golf
2 personnes
Sélectionner l’association caritative
2 personnes
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les heures de départ
2 personnes
Réserver des voiturettes de golf
Réserver le catering
Organiser les prix du concours
2 personnes
Confirmer les sponsors de trou
Concevoir les panneaux de piste
Faire imprimer les cartes de score
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer la répartition des vols
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Trier les prix et les goodie bags
3 personnes
Vérifier les sets de golf et les balles
2 personnes
Tester les données de paiement des dons
Préparer le service traiteur
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les panneaux de trous
3 personnes
Installer les drapeaux des sponsors
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer les goodie bags
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Expliquer les règles du golf
Donner le coup d’envoi
Préparer l’arrêt intermédiaire
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les cartes de score
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Annoncer le programme
Présenter l’association
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Enregistrer le produit de la vente aux enchères
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
Stocker les données de dons en toute sécurité
2 personnes
Transférer le produit
Remercier les sponsors
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets perdus
Partager les photos avec les participants
Envoyer le reçu de don

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Tables cocktailqté 4
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Couvertsqté 90
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermos à caféqté 6
Chauffe-platsqté 8
Brise-glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Plateaux de barqté 4
Tabliers de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4
Refroidisseurs à vinqté 6

Équipement

Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bain-marieqté 2
Barbecues à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone

Matériel de sport

Balles de golfqté 120
Fiches de scoreqté 100
Crayonsqté 120
Tees de golfqté 500
Fourchesqté 80
Serviettes de golfqté 80
Parapluies de golfqté 20
Tapis de sortieqté 4
Piques de concoursqté 18
Mètres rubansqté 4
Voiturettes de golfqté 20

Décoration

Bannières sponsorsqté 12
Bannières sponsorqté 12
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Pots à stylosqté 8
Sacs cadeauxqté 90
Braceletsqté 100
Panneaux de vente aux enchèresqté 20
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage

Conseils

Fixez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de composer les vols et d’envoyer les horaires de départ.
Confirmez les sponsors de trou et les packs de sponsoring 3 à 4 semaines avant la journée. Les panneaux de piste et les supports imprimés nécessitent souvent plusieurs jours de production.
Réservez le catering et les voiturettes dès que le nombre de participants devient fiable, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifiez aussi les besoins en tentes, tables, chaises et matériel de buffet.
Préparez les prix du concours et les goodie bags dans des lots séparés avant l’installation. Contrôlez également les sets de golf, les balles, les cartes de score et la liste finale des participants.
Testez les terminaux de paiement et les données de paiement des dons au plus tard la veille. Vérifiez les rallonges, multiprises, machines à café, glacières et équipements de maintien au chaud avant l’arrivée du traiteur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de golf caritative ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, puis relancez les invités 2 à 3 semaines plus tard. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la journée pour finaliser les départs et le catering.
Combien de temps avant faut-il réserver le parcours de golf ?: Réservez le parcours dès que la date et le format sont définis, idéalement 3 à 6 mois à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer les sponsors, les voiturettes et les horaires de départ.
Quand préparer les départs et les vols ?: Répartissez les heures de départ après la clôture des inscriptions, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Envoyez la composition des vols aux participants au plus tard 3 jours avant.
Que vérifier la veille d’une journée de golf caritative ?: Contrôlez la météo, la liste des participants, les prix, les goodie bags, les cartes de score et le matériel de golf. Faites aussi un test de paiement et vérifiez que les tentes, le mobilier et le matériel du traiteur peuvent être installés à l’heure prévue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.