Carpoolactie organiseren: checklist en planning

Een carpoolactie staat of valt met duidelijke ritgegevens en een goede aankomst. Leg eerst datum, route en startlocatie vast en verzamel daarna per deelnemer vertrekpunt, beschikbare plaatsen en eventuele dieetwensen. Bevestig chauffeurs pas nadat je de ritindeling hebt gecontroleerd. Op de dag zelf heb je niet alleen routekaarten en naamlabels nodig, maar ook een registratiepunt, koffiepunt en duidelijke parkeerroute. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar ontvangst zonder last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie controleren
2 personen
Verkeerssituatie beoordelen
2 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ritgegevens verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Ritindeling maken
3 personen
Chauffeurs bevestigen
2 personen
Parkeerplaatsen reserveren
Verkeersborden voorbereiden
2 personen
Naamlabels en routekaarten printen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Parkeerroute uitzetten
3 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Chauffeurs en passagiers koppelen
3 personen
Ritgegevens controleren
2 personen
Verkeersstromen begeleiden
4 personen
Carpoolinformatie toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Vertrektijden omroepen
Terugkerende deelnemers registreren
2 personen
Afval inzamelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 6
Routekaarthoudersaantal 4
Naamlabelsaantal 80
Pennenaantal 30

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Parkeerbordstandaardsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek en vraag per deelnemer om vertrekpunt, telefoonnummer, gewenste aankomsttijd en eventuele dieetwensen. Zo kun je ritten indelen zonder ontbrekende gegevens.
Maak de ritindeling minstens 48 uur vooraf en bevestig iedere chauffeur afzonderlijk. Noteer per auto het aantal vrije plaatsen, de vertrektijd en een telefoonnummer voor wijzigingen onderweg.
Controleer de startlocatie de dag ervoor op bereikbaarheid, parkeren en verlichting. Zet verkeerskegels, infoborden en routekaarthouders klaar en leg routeborden per aanrijrichting gesorteerd bij elkaar.
Richt het registratiepunt minimaal 30 minuten voor aankomst in met naamlabels, pennen en de deelnemerslijst. Houd een aparte lijst bij van afwezige deelnemers en mensen die nog geen chauffeur hebben.
Zet koffie, water en koude dranken pas op de dag zelf klaar en controleer stroompunten voor koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting. Neem powerbanks en portofoons mee als de ontvangst over meerdere parkeerplekken verspreid is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carpoolactie organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met datum, route en startlocatie. Verstuur de uitnodiging uiterlijk 2 weken voor vertrek en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf.
Wanneer maak je de ritindeling voor een carpoolactie?: Maak de eerste ritindeling 48 uur voor vertrek, zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn. Bevestig chauffeurs en passagiers daarna uiterlijk 24 uur vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de ontvangst van carpooldeelnemers?: Plan minimaal 30 minuten voor het registreren en doorverwijzen van deelnemers. Bij meerdere parkeerplaatsen of meer dan 20 deelnemers is 45 tot 60 minuten praktischer.
Wat moet ik meenemen naar het startpunt van een carpoolactie?: Neem minstens een deelnemerslijst, naamlabels, pennen, routekaarten, routeborden en verkeerskegels mee. Voor een ontvangst met koffie heb je daarnaast koffiezetapparaten of waterkokers, thermoskannen, bekers en koelboxen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.