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Carpool-Aktion organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Carpool-Aktion entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Fahrzeuge, Personen und Informationen am Startort zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Route fest, sammle danach verbindliche Fahrtdaten und erstelle daraus den Fahrtenplan. Kurz vor dem Termin zählen klare Teilnehmerinformationen, reservierte Parkplätze und gut sichtbare Wegweiser. Plane außerdem Zeit für Registrierung, Kaffeeausgabe und die Kontrolle von Material und Stromversorgung ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort prüfen

    2 Personen

  • Verkehrssituation beurteilen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Fahrtdaten sammeln

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fahrtenplan erstellen

    3 Personen

  • Fahrer bestätigen

    2 Personen

  • Parkplätze reservieren

  • Verkehrsschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder und Streckenkarten drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Wegweiser sortieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Parkroute markieren

    3 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    3 Personen

  • Fahrer und Fahrgäste zusammenbringen

    3 Personen

  • Fahrtdaten prüfen

    2 Personen

  • Verkehrsströme leiten

    4 Personen

  • Fahrgemeinschaftsinformationen erläutern

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abfahrtszeiten durchgeben

  • Wiederkehrende Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Müll einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Verkehrsschilder entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Megafon
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 6
  • StreckenkaartenhalterAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 80
  • StifteAnz. 30

Sportmaterial

  • VerkehrskegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12
  • ParkplatzschilderständerAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Startort mindestens 4 Wochen vorher fest. Prüfe die Verkehrslage zu zwei Tageszeiten und kläre, ob Parkplätze reserviert oder Zufahrten ausgeschildert werden müssen.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 10 Tage vor der Aktion. Erfasse pro Person Abfahrtsort, Sitzplatzbedarf und Ernährungswünsche, damit du die Fahrten sinnvoll zusammenstellen kannst.
  • Bestätige Fahrer und Fahrtenplan spätestens 3 Tage vorher. Verschicke Route, Treffpunkt, Abfahrtszeit und Kontaktdaten gesammelt, statt Änderungen einzeln über mehrere Kanäle zu verteilen.
  • Bereite Beschilderung und Registrierung am Vortag vor. Sortiere Verkehrskegel, Wegweiser, Namensschilder und Streckenkarten nach ihrem Einsatzort, damit am Start keine Suche entsteht.
  • Rechne für den Empfang mindestens 30 Minuten vor der ersten Abfahrt ein. Richte Infopunkt, Registrierungstisch und Kaffeestation ein und prüfe Kaffeemaschinen, Verlängerungskabel, Powerbanks sowie Batterien vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Carpool-Aktion planen?
Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Datum, Route und Startort. Die Anmeldung sollte spätestens 10 Tage vor dem Termin geschlossen werden, damit noch Zeit für den Fahrtenplan bleibt.
Wann sollte der Fahrtenplan für eine Carpool-Aktion fertig sein?
Erstelle ihn nach Ende der Anmeldung und bestätige ihn spätestens 3 Tage vor der Aktion. So können Fahrer und Teilnehmende Abfahrtszeiten, Treffpunkte und Änderungen rechtzeitig prüfen.
Wie viele Parkplätze muss ich für eine Carpool-Aktion reservieren?
Reserviere mindestens einen Parkplatz pro geplantes Fahrzeug und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Die genaue Zahl ergibt sich aus den bestätigten Fahrten, nicht aus der Gesamtzahl der angemeldeten Personen.
Was muss am Startort einer Carpool-Aktion bereitstehen?
Plane mindestens einen Registrierungstisch, einen Infopunkt, sichtbare Wegweiser und eine markierte Parkroute ein. Für den Empfang sollten außerdem Kaffee, Wasser, Becher, Namensschilder und eine Anwesenheitsliste spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.

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