Checklist voor een campingzandkastelenwedstrijd

Een campingzandkastelenwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen scheppen en zandvormen klaarleggen. Regel eerst het terrein, de aanmeldingen en de wedstrijdregels; pas daarna deel je vakken in en bestel je prijzen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, droge scoreformulieren en beschutting tegen zon of regen. Deze checklist helpt je de 42 taken in de juiste volgorde af te werken, van reservering tot barbecue en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdterrein reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Deelnemerslijst afronden
Wedstrijdvakken indelen
2 personen
Scoreformulieren ontwerpen
Deelnemersinformatie versturen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein en stroom controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Wedstrijdvakken uitzetten
3 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Barbecue en buffet opbouwen
3 personen
Eten en drinken klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Teams naar vakken begeleiden
3 personen
Zandkastelenwedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Barbecue en buffet serveren
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondverlichting inschakelen

Nazorg

Afval en servies verzamelen
3 personen
Buffet en barbecue schoonmaken
3 personen
Terrein schoon en leeg opleveren
4 personen
Partytenten en meubilair afbreken
4 personen
Materialen sorteren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven eten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedklemmenaantal 24

Sportmateriaal

Scheppenaantal 24
Emmersaantal 24
Zandvormenaantal 48
Harkjesaantal 24
Maatlintenaantal 4
Wedstrijdlintaantal 4
Pionnenaantal 24
Jurytafelsaantal 2
Scorebordenaantal 2
Scoreformulierenaantal 60
Pennensetsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Prijzenaantal 6
Medaillesaantal 24
Prijzendozenaantal 6
Naamstickersaantal 60
Pijlbordenaantal 8

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Aluminium grilltangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 4
Emmers voor schoonmaakaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdregels uiterlijk één week vooraf vast. Noteer onder meer de bouwtijd, het aantal deelnemers per vak en hoe de jury meet of punten geeft, zodat deelnemers niet op de dag zelf verschillende uitleg krijgen.
Rond de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af en verzamel dan ook dieetwensen. Gebruik die lijst voor naamstickers, wedstrijdvakken, scoreformulieren en de indeling van tafels en stoelen.
Controleer het materiaal minimaal één dag vooraf. Tel scheppen, emmers, zandvormen, harkjes, maatlinten, pionnen en wedstrijdlint; houd bovendien extra pennensets en lege scoreformulieren apart voor de jury.
Plan op de wedstrijddag minstens 2 uur voor de start voor partytenten, tafels, wedstrijdvakken en de wedstrijdtafel. Zet pijlborden en wedstrijdlint vroeg neer, zodat deelnemers hun vak direct kunnen vinden.
Zet dranken enkele uren vooraf koud en dek het buffet pas vlak voor de pauze. Gebruik herbruikbare bekers en borden en houd eten afgedekt; zo blijft de barbecue- of buffetopstelling overzichtelijk terwijl de jury nog aan het werk is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingzandkastelenwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met het terrein, de uitnodigingen en de wedstrijdregels. Bestel prijzen en medailles uiterlijk 2 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het wedstrijdterrein op te bouwen?: Reken op minstens 2 uur voor partytenten, tafels, stoelen, wedstrijdvakken, bewegwijzering en de wedstrijdtafel. Controleer terrein en stroom bij voorkeur de dag ervoor, zodat je op de wedstrijddag geen opbouwtijd verliest.
Wat moet ik meenemen voor een zandkastelenwedstrijd?: Zorg per wedstrijdvak voor toegang tot scheppen, emmers, zandvormen en harkjes en leg maatlinten, wedstrijdlint, pionnen en scoreformulieren klaar. Houd extra schrijfpennen, naamstickers en reserveformulieren apart voor wijzigingen of verloren materiaal.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor de deelnemers?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de temperatuur en de totale duur. Zet de eerste voorraad enkele uren vooraf koud en houd extra water beschikbaar tijdens het bouwen in de zon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.