Campingsportdag organiseren: checklist van reservering tot opruimen

Een campingsportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal verzamelen. Reserveer eerst het sportveld, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een vaste team- en spelindeling. In de laatste week controleer je materiaal, catering, weersverwachting en deelnemersinformatie. Op de dag zelf moeten velden, partytenten, rustplek, barbecue en informatiepunten klaarstaan voordat de eerste teams arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sportveld reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams en spelindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema uitwerken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Etenswaren gekoeld opslaan
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
3 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
EHBO- en rustplek inrichten
2 personen
Barbecue en keuken opstellen
3 personen
Salades en brood voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Teams en regels toelichten
2 personen
Sportonderdelen begeleiden
6 personen
Scores registreren
2 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Blessures registreren
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Eindstand bekendmaken
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Eten en sauzen aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Picknickbankenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks.essenaantal 4
Scharenaantal 2

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 2

Sportmateriaal

Pionnenaantal 40
Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 3
Basketballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Estafettestokkenaantal 8
Springtouwenaantal 8
Pitttenballenaantal 20
Teamhesjesaantal 70
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Maatbekersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zonnebranddispensersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Richtingsbordenaantal 8
Watervaste stiftenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het sportveld minimaal 8 weken vooraf en leg vast hoeveel velden je nodig hebt voor het wedstrijdschema. Controleer ook waar partytenten, tafels en een EHBO- en rustplek mogen staan.
Open de aanmeldingen uiterlijk 4 weken vooraf. Vraag meteen dieetwensen uit, zodat je de cateringhoeveelheden en boodschappen niet pas tijdens de laatste dagen hoeft aan te passen.
Maak teams en wedstrijdschema uiterlijk 1 week vooraf. Schrijf de spelregels kort uit en zet teamhesjes, pionnen, fluitjes, stopwatches en scoreborden per onderdeel klaar.
Plan per sportonderdeel minimaal 1 vrijwilliger en wijs daarnaast iemand aan voor de informatieplek en iemand voor EHBO en rust. Deel de vrijwilligersindeling uiterlijk 5 dagen vooraf.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, koelboxen, verlengkabels en extra rustruimte nodig zijn. Koel dranken en bewaar etenswaren pas kort voor de start gekoeld, zodat alles op temperatuur blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een campingsportdag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met het reserveren van het sportveld en het maken van de opzet. Open de aanmeldingen ongeveer 4 weken voor de sportdag en rond teams, schema en vrijwilligers 1 week vooraf af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een campingsportdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per sportonderdeel, plus 1 persoon voor informatie en 1 voor de EHBO- en rustplek. Bij vier gelijktijdige onderdelen kom je daarmee uit op minstens 6 vrijwilligers.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een campingsportdag?: Maak het schema uiterlijk 1 week vooraf, zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per wedstrijd rekening met de speeltijd, wisselmomenten en minstens 5 minuten voor verplaatsing tussen onderdelen.
Wanneer controleer ik het weer voor een campingsportdag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om de opbouw van partytenten, rustplekken, catering en de planning van buitenactiviteiten aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.