Checklist pour organiser une journée sportive au camping

Une journée sportive au camping demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut gérer les inscriptions, les équipes, les horaires de matchs, le matériel, les repas et les espaces de repos sans gêner la vie du camping. Cette checklist de 52 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Prévoyez aussi une solution pour la pluie, des boissons au frais et un point clairement identifié pour les premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le terrain de sport
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes et la répartition des jeux
2 personnes
Élaborer le programme des matchs
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Répartir les bénévoles
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Installer le matériel de compétition
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager le poste de premiers secours et de repos
2 personnes
Installer le barbecue et la cuisine
3 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer les équipes et les règles
2 personnes
Encadrer les épreuves sportives
6 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les blessures
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Annoncer le résultat final
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Réapprovisionner la nourriture et les sauces
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Annoncer le dernier tour

Suivi

Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Bancs de pique-niqueqté 6
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Cuisiniers.èresqté 4
Ciseauxqté 2

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Rallongesqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 40
Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 3
Ballons de basketqté 3
Frisbeesqté 6
Témoins de relaisqté 8
Cordes à sauterqté 8
Balles de padelqté 20
Chasubles d’équipeqté 70
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Verres doseursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Distributeurs de crème solaireqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux directionnelsqté 8
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes rechargeablesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître l’effectif, les besoins alimentaires et le niveau des participants avant de former les équipes. Envoyez ensuite les horaires, le règlement et la répartition des jeux dans un seul message.
Préparez le programme avec des créneaux réalistes : ajoutez au moins 10 à 15 minutes entre deux matchs pour les changements d’équipes, les scores et les retards. Affichez un panneau avec les terrains, les horaires et les résultats.
Vérifiez le matériel sportif la veille, puis regroupez-le par activité : cônes, chasubles, sifflets, chronomètres, panneaux de score et ballons. Prévoyez quelques pièces de rechange pour éviter d’interrompre un match à cause d’un équipement manquant.
Pour le repas, séparez les aliments à conserver au frais des produits prêts à servir et installez les glacières avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez la vaisselle réutilisable près du buffet.
Installez avant le début les tentes, les tables, les bancs, les zones de jeu et le poste de premiers secours. Consultez les prévisions météo la veille et le matin même afin d’adapter l’installation et le programme sans attendre le premier problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée sportive au camping ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le terrain, lancez les inscriptions et préparez le programme au moins 10 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’ouverture des inscriptions, puis les informations définitives 3 à 5 jours avant la journée. Rappelez l’heure d’arrivée, les équipes, les matchs, le règlement, le repas et la météo prévue.
Combien de boissons prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour les premières heures, puis ajustez selon la chaleur et la durée des activités. Gardez une réserve séparée et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début.
Que faire s’il pleut pendant la journée sportive au camping ?: Décidez au plus tard la veille quelles activités peuvent être déplacées sous les tentes ou reportées. Vérifiez la météo le matin même et gardez une zone de repos sèche ainsi qu’un programme réduit prêt à appliquer.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.