Campingspelletjesdag organiseren: checklist en planning

Een campingspelletjesdag vraagt om meer voorbereiding dan alleen spellen meenemen. Leg eerst datum, locatie en speelveld vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en het definitieve deelnemersaantal. Werk vervolgens het programma, de teams en de wedstrijdformulieren uit. In de laatste dagen controleer je het spelmateriaal, de boodschappen, de weersverwachting en de inrichting met partytenten, tafels en wedstrijdposten. Zo weet je op de dag zelf precies wat wanneer moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Speelveld reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelprogramma samenstellen
2 personen
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
Spelregels uitschrijven
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantal bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Spelmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit voorbereiden
2 personen
Vlees en vegetarische producten verpakken
2 personen
Prijsjes klaarleggen
Wedstrijdformulieren printen

Event

Locatie en toiletten controleren
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Spelvelden uitzetten
3 personen
Wedstrijdposten inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting aansluiten
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Inschrijving openen
2 personen
Spelregels en programma uitleggen
Spelronde één begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Spelronde twee begeleiden
4 personen
Pauze en vrije spellen begeleiden
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Spelronde drie begeleiden
4 personen
Eindstanden verwerken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies en barbecue schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten en versiering afbreken
4 personen
Terrein schoon achterlaten
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 60
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Oplaadbare powerbanksaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Barbecuetangenaantal 4
Aluminium schalenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Lantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Kubbspelaantal 2
Frisbeesaantal 6
Softballenaantal 6
Tennisballenaantal 12
Pionnenaantal 24
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 6
Waterballonnenaantal 200
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Krijtaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd per spelronde 10 tot 15 minuten extra vrij voor uitleg, wisselen van teams en deelnemers die hun formulier moeten invullen.
Controleer het veld en de toiletten de dag ervoor en zet de speelvelden op de ochtend zelf uit. Leg per wedstrijdpost de regels, materialen en een wedstrijdformulier klaar.
Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet extra koelboxen klaar als de barbecue en het speelveld niet bij elkaar liggen.
Bereid groenten en fruit enkele uren vooraf en verpak vlees en vegetarische producten apart. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding, zodat je niet op de dag zelf nog menu’s moet aanpassen.
Zet partytenten, tafels en stoelen minimaal 2 uur voor de start op. Test daarna speaker, verlichting en verlengkabels; neem opgeladen powerbanks en reservebatterijen mee voor een uitgevallen aansluiting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingspelletjesdag organiseren?: Leg datum, locatie en speelveld bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de dag en bevestig het deelnemersaantal ongeveer 1 week vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een campingspelletjesdag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor partytenten, tafels, speelvelden en wedstrijdposten. Reken nog 30 tot 45 minuten extra als je ook versiering, muziek, verlichting en een barbecueplek moet aansluiten.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een campingspelletjesdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een middag van 4 uur komt dat neer op ongeveer 6 tot 8 drankjes per deelnemer, plus extra water bij warm weer.
Wanneer maak ik de teams en het wedstrijdschema?: Maak de teams en het schema uiterlijk 3 dagen vooraf, nadat het deelnemersaantal is bevestigd. Print de wedstrijdformulieren daarna meteen, zodat je op de dag zelf alleen nog namen en uitslagen hoeft te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.