Campingfilmavond organiseren: praktische checklist

Een campingfilmavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een beamer en een film. Je moet de locatie en filmrechten op tijd regelen, rekening houden met buitenstroom en zorgen dat beeld en geluid vóór de gasten aankomen getest zijn. Ook dekens, verlichting, koude dranken en warme snacks bepalen of mensen comfortabel blijven zitten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van reservering en uitnodiging tot de laatste controle van kabels en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en veld reserveren
Filmrechten controleren
Filmprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afronden
Filmbestanden downloaden
Afspeellijst testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur opladen
Voorraad koel zetten
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Stroompunt controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en dekens klaarleggen
3 personen
Scherm en projector plaatsen
3 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Sfeerverlichting ophangen
3 personen
Filmtechniek volledig testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme snacks bereiden
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Filmavond aankondigen
Film starten
Techniek tijdens film bedienen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Afval direct verzamelen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein schoon achterlaten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opklapstoelenaantal 45
Klaptafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Opbergkrattenaantal 8

Comfort

Picknickdekensaantal 20
Fleecedekensaantal 40
Zitkussensaantal 40
Buitenkledenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Buitenspeakersaantal 2
Audiokabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Kabelhaspelsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Oplaadbare lantaarnsaantal 8
LED-kaarsenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Welkomstbordenaantal 4
Filmplakatenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bepaal waar je scherm, projector en zitplaatsen droog kunt opstellen. Leg voor iedere deelnemer een zitoptie klaar, bijvoorbeeld een stoel, picknickdeken, fleecedeken of zitkussen.
Test de volledige filmtechniek niet alleen los, maar met laptop, filmbestand, HDMI-kabel, speakers en scherm samen. Doe dit minimaal 2 uur vóór de start en houd de filmbestanden ook offline beschikbaar.
Controleer het stroompunt vóór je tafels en apparatuur plaatst. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels waar nodig, maar dek kabels af zodat niemand er in het donker over struikelt.
Zet dranken en voorraad enkele uren vooraf koel en bereid warme snacks in porties die snel kunnen worden uitgeserveerd. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet, zodat je niet op het laatste moment een alternatief moet zoeken.
Hang sfeerverlichting op zonder het projectiebeeld te verstoren en plaats afvalbakken bij het eet- en drankgedeelte. Welkomstborden en filmplakaten helpen bezoekers bovendien meteen de ingang en het terrein te vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingfilmavond organiseren?: Regel de locatie, het veld en de filmrechten bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de avond.
Wanneer moet ik de projector en speakers testen voor een campingfilmavond?: Test de volledige opstelling minimaal 2 uur vóór aanvang, inclusief filmbestand, laptop, HDMI-kabel en buitenspeakers. Controleer bovendien de accu’s en laad alle apparatuur uiterlijk de avond ervoor op.
Hoeveel dekens en stoelen heb ik nodig voor een campingfilmavond?: Voorzie voor iedere deelnemer minstens één zitplaats of ligplek en leg voor ongeveer 1 op de 2 gasten een extra fleecedeken klaar. Zo kunnen mensen kiezen tussen een opklapstoel, picknickdeken, buitenkleed of zitkussen.
Wanneer moet ik de weersverwachting controleren voor een buitenfilmavond?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf om de opstelling te plannen en nogmaals 24 uur vóór de start voor een definitieve beslissing. Kijk ook op de dag zelf of wind, regen en temperatuur aanpassing van scherm, kabels of zitplaatsen nodig maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.