Zo organiseer je een campingfilmavond zonder technische verrassingen

Een campingfilmavond staat of valt met drie dingen: een geschikte plek, een geteste filmopstelling en een plan voor donkerte of regen. Begin enkele weken vooraf met reserveren, filmrechten, uitnodigingen en het programma. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je eten, stoelen en dekens kunt afstemmen op het aantal deelnemers. Op de dag zelf werk je van terrein en stroom naar scherm, geluid, verlichting en pas daarna de hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en veld reserveren
2
Filmrechten controleren
3
Filmprogramma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Weersverwachting controleren
8
Deelnemerslijst afronden
9
Filmbestanden downloaden
10
Afspeellijst testen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Apparatuur opladen
13
Voorraad koel zetten
2 personen
14
Terrein controleren
2 personen
15
Stroompunt controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen en dekens klaarleggen
3 personen
18
Scherm en projector plaatsen
3 personen
19
Speakers aansluiten
2 personen
20
Kabels veilig afdekken
2 personen
21
Sfeerverlichting ophangen
3 personen
22
Filmtechniek volledig testen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Warme snacks bereiden
3 personen
26
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
27
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Bezoekers verwelkomen
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Filmavond aankondigen
33
Film starten
34
Techniek tijdens film bedienen
35
Pauzesnacks serveren
2 personen
36
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
37
Afval direct verzamelen
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Servies verzamelen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Terrein schoon achterlaten
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Materialen drogen en opbergen
2 personen
44
Afval naar inzamelpunt brengen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opklapstoelenaantal 45
Klaptafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Opbergkrattenaantal 8

Comfort

Picknickdekensaantal 20
Fleecedekensaantal 40
Zitkussensaantal 40
Buitenkledenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Buitenspeakersaantal 2
Audiokabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Kabelhaspelsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Oplaadbare lantaarnsaantal 8
LED-kaarsenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Welkomstbordenaantal 4
Filmplakatenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer filmrechten minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Download de filmbestanden uiterlijk 2 dagen van tevoren en test de volledige afspeellijst op laptop, beamer en speakers.
Plan de techniek vóór de aankomst van de gasten. Zet scherm en projector minstens 2 uur vooraf neer, sluit het geluid aan en dek verlengkabels en kabelhaspels veilig af.
Controleer het stroompunt niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bereik en capaciteit. Leg verlengkabels, stekkerdozen en audiokabels klaar voordat je de projector aansluit, zodat je niet in het donker hoeft te improviseren.
Maak zitplaatsen voor het definitieve aantal deelnemers en voeg dekens toe voor de afkoeling na zonsondergang. Reken naast stoelen ook op picknickdekens, fleecedekens of zitkussens voor mensen die op de grond zitten.
Zet drankjes en hapjes pas klaar nadat de techniek volledig is getest. Houd warme snacks apart van de filmopstelling en plaats afvalbakken direct bij de tafels, zodat opruimen na afloop geen zoekwerk wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een campingfilmavond organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met locatie, filmrechten en uitnodigingen. Rond de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen vooraf af; dan kun je boodschappen en zitplaatsen gericht regelen.
Hoe test je een beamer voor een filmavond buiten?: Test de volledige keten minimaal 2 uur voor aanvang: laptop, filmbestand, HDMI-kabel, beamer, speakers en stroom. Bekijk ook een donker fragment, want een beeld dat overdag goed lijkt kan buiten in de schemering te flets zijn.
Hoeveel dekens heb je nodig voor een campingfilmavond?: Voorzie voor iedere deelnemer minstens één fleecedeken of vergelijkbare warme laag, naast de zitplaatsen. Leg ongeveer 10 procent extra klaar als reserve, bijvoorbeeld bij 20 deelnemers in totaal 22 dekens.
Wat doe je als het gaat regenen tijdens een campingfilmavond?: Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur vooraf en bepaal uiterlijk die dag of je doorgaat. Bescherm apparatuur tegen vocht en spreek vooraf een alternatief tijdstip of binnenlocatie af; stop direct wanneer stroom of techniek niet droog blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.