Checklist pour organiser une soirée cinéma au camping

Une projection en plein air demande plus qu’un écran et un film. Il faut réserver le terrain, vérifier les droits de diffusion, prévoir une solution si la météo change et tester tout le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au rangement final. Elle tient aussi compte du confort sur place : assises, couvertures, éclairage, boissons fraîches et snacks faciles à servir.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et le terrain
Vérifier les droits de diffusion du film
Composer le programme de films
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
Télécharger les fichiers du film
Tester la playlist
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Recharger les appareils
Mettre les stocks au frais
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Vérifier le point d’alimentation
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Préparer les chaises et les couvertures
3 personnes
Installer l’écran et le projecteur
3 personnes
Brancher les enceintes
2 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage d'ambiance
3 personnes
Tester complètement l’équipement vidéo
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer des snacks chauds
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la soirée cinéma
Lancer le film
Gérer la technique pendant le film
Servir les snacks de pause
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Collecter immédiatement les déchets
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Laisser le site propre
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 45
Tables pliantesqté 6
Tables de buffetqté 2
Glacièresqté 4
Caisses de rangementqté 8

Confort

Couvertures de pique-niqueqté 20
Couvertures polairesqté 40
Coussins de siègeqté 40
Tapis d’extérieurqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Haut-parleurs d’extérieurqté 2
Câbles audioqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Rallonges à enrouleurqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes rechargeablesqté 8
Bougies LEDqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 3

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 4
Affiches de filmqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations. Demandez aussi les besoins alimentaires au moment des inscriptions, idéalement au moins 7 jours avant la projection.
Téléchargez les fichiers du film avant le jour J et testez-les sur l’ordinateur portable avec le vidéoprojecteur et le câble HDMI. Faites un essai complet d’au moins 30 minutes sur le terrain prévu.
Prévoyez l’installation électrique avant d’aménager les chaises. Repérez le point d’alimentation, utilisez des rallonges adaptées et recouvrez chaque câble placé dans une zone de passage.
Contrôlez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Gardez les couvertures, les coussins et les équipements électroniques dans des caisses de rangement jusqu’à la fin de l’installation.
Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le début et préparez les snacks chauds en dernier. Installez les tables de buffet avant l’arrivée du public pour éviter une file d’attente pendant le premier film.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour installer une soirée cinéma au camping ?: Comptez environ 3 heures pour installer les tables, les chaises, l’écran, le projecteur, les enceintes et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour le test vidéo et audio complet, avant l’arrivée des participants.
Quand vérifier la météo pour une projection en plein air ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’événement. Si la pluie ou le vent rendent la projection incertaine, prévenez les participants dès que possible et protégez le matériel électronique.
Combien de boissons prévoir pour une soirée cinéma ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie du stock dans des glacières et mettez le reste au frais au moins 3 heures avant la séance.
Quand tester le projecteur et les enceintes ?: Téléchargez le film et testez l’image, le son et les branchements la veille. Refaites un test complet sur place au moins 30 minutes avant l’ouverture, car la distance de projection et l’alimentation peuvent changer.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.