Zo organiseer je een campingwelkomstfeest

Een campingwelkomstfeest begint niet bij de hapjes, maar bij het kampeerterrein, de datum en een betrouwbare gastenlijst. Werk daarna in vaste volgorde: verzamel dieetwensen, controleer het weer en regel boodschappen, materialen en stroom voordat je opbouwt. Op de dag zelf zorgen duidelijke routeborden, een aparte plek voor buffet en drankjes en voldoende verlichting voor rust. Met dit plan zie je ook wat vaak te laat gebeurt, zoals koelen, opladen en allergieën markeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein reserveren
2
Feestdatum bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen nabellen
7
Weersverwachting controleren
8
Programma uitprinten
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Allergieën markeren
14
Servies controleren
15
Apparatuur opladen
16
Routeborden maken
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Locatie inspecteren
2 personen
19
Stroompunten controleren
20
Afvalpunten bepalen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Drankenstation opbouwen
2 personen
26
Servies klaarzetten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
3 personen
28
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Verlichting ophangen
2 personen
31
Muziek installeren
32
Routeborden plaatsen
2 personen
33
Naamstickers klaarleggen
34
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

35
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
36
Gasten verwelkomen
2 personen
37
Naamstickers uitdelen
38
Campinginformatie uitdelen
39
Welkomstdrank serveren
2 personen
40
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
41
Campingrondleiding begeleiden
2 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Diner serveren
4 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Achtergrondmuziek verzorgen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
49
Vuurkorven controleren
50
Dessert serveren
2 personen
51
Laatste ronde aankondigen
52
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

53
Voedsel veilig opbergen
2 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Tafels leegruimen
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Apparatuur uitschakelen
58
Verlichting verwijderen
2 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Meubilair terugplaatsen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbare kommenaantal 75
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Routebordenaantal 6

Sportmateriaal

Kubbspel
Frisbeesaantal 4
Picknickdekensaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein en bevestig de feestdatum voordat je uitnodigingen verstuurt. Verwerk aanmeldingen direct en bel mensen na die niet reageren, zodat je aantallen voor buffet, servies en stoelen uiterlijk enkele dagen vooraf kent.
Controleer de weersverwachting 48 uur voor het feest en bepaal dan waar de partytenten komen. Inspecteer de locatie vooraf op stroompunten, afvalpunten en een logische plek voor routeborden.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf in koelboxen en leg ijsblokken klaar. Zet het drankenstation los van het buffet, zodat gasten niet in dezelfde rij wachten voor eten en drinken.
Markeer allergieën en dieetwensen op een aparte lijst en houd passende gerechten gescheiden. Controleer servies, opscheplepels en serveerbladen vóór de opbouw; ontbrekend materiaal ontdek je anders pas bij het uitserveren.
Laad speakers, microfoon en andere apparatuur volledig op en test ze vóór de gasten arriveren. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig langs de rand en gebruik na zonsondergang lichtslingers, batterijlantaarns en reservebatterijen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een campingwelkomstfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een aanmelding met dieetwensen en bel ontbrekende reacties uiterlijk 7 dagen voor het feest na.
Hoeveel tijd heb je nodig om een campingwelkomstfeest op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor locatiecontrole, tenten, tafels, stoelen, buffet en drankenstation. Begin bij voorkeur 4 uur voor aanvang, zodat je nog tijd hebt voor een stroom- en geluidstest.
Wanneer moet ik drankjes koelen voor een campingwelkomstfeest?: Zet de dranken minstens 4 uur vooraf in koelboxen met ijsblokken. Vul vlak voor opening aan, zodat de koelboxen niet onnodig lang openstaan.
Hoe ver van tevoren controleer je het weer voor een campingfeest?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om partytenten, tafelschikking, verlichting en een droog alternatief tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.