Organiser une fête d’accueil au camping
Une fête d’accueil au camping se prépare dans un ordre précis : confirmer le terrain et la date, recueillir les inscriptions, puis organiser les repas et le matériel. Prévoyez un suivi des réponses, car certains campeurs oublient de signaler une allergie ou un besoin alimentaire. La météo, l’électricité et l’éclairage doivent être vérifiés avant le jour J. Le dernier contrôle porte sur l’installation : tentes, tables, buffet, boissons et panneaux d’orientation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le terrain de camping
- 2
Confirmer la date de la fête
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Relancer les inscriptions par téléphone
- 7
Vérifier les prévisions météo
- 8
Imprimer le programme
- 9
Vérifier la liste des courses
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Refroidir les boissons
2 personnes
- 12
Préparer les en-cas
3 personnes
- 13
Signaler les allergies
- 14
Vérifier la vaisselle
- 15
Recharger les appareils
- 16
Créer les panneaux de direction
- 17
Rassembler le matériel
2 personnes
- 18
Inspecter le lieu
2 personnes
- 19
Vérifier les points d'alimentation
- 20
Déterminer les points de déchets
- 21
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 22
Installer les tables
3 personnes
- 23
Installer les chaises
3 personnes
- 24
Installer le buffet
3 personnes
- 25
Monter le point de boissons
2 personnes
- 26
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
3 personnes
- 28
Préparer les plats chauds
3 personnes
- 29
Installer la décoration
2 personnes
- 30
Installer l'éclairage
2 personnes
- 31
Installer la musique
- 32
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 33
Préparer les étiquettes nominatives
- 34
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 35
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 36
Accueillir les invités
2 personnes
- 37
Distribuer les étiquettes nominatives
- 38
Distribuer les informations du camping
- 39
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
- 40
Animer le jeu de présentation
2 personnes
- 41
Accompagner la visite du camping
2 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 45
Servir le dîner
4 personnes
- 46
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 47
Assurer la musique d’ambiance
- 48
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
- 49
Vérifier les braseros
- 50
Servir le dessert
2 personnes
- 51
Annoncer le dernier tour
- 52
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 53
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Dégager les tables
3 personnes
- 56
Faire la vaisselle
3 personnes
- 57
Éteindre l’équipement
- 58
Retirer l'éclairage
2 personnes
- 59
Retirer la décoration
2 personnes
- 60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 61
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 62
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 63
Évacuer les déchets
2 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 66
Distribuer les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 75
- Bols réutilisablesqté 75
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Verres à vinqté 50
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Petits bolsqté 12
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 6
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Blocs de glaceqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 8
- Piles de rechangeqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Étiquettes nominativesqté 80
- Marqueursqté 12
- Panneaux de directionqté 6
Matériel de sport
- Jeu de kubb
- Frisbeesqté 4
- Couvertures de pique-niqueqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses à vaisselleqté 4
- Sets de serpillièreqté 2
- Balais à mainqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer le terrain et la date, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 jours aux campeurs afin de répondre. Relancez par téléphone les personnes qui n’ont pas confirmé.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et reportez les allergies sur une liste visible par l’équipe cuisine. Faites cette vérification au plus tard la veille des courses.
- Contrôlez la météo et le lieu 24 à 48 heures avant la fête. Vérifiez notamment les points d’alimentation, les emplacements des déchets et la possibilité de monter les tentes de réception.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et répartissez-les entre glacières, point de boissons et carafes d’eau. Rechargez aussi les appareils et testez les haut-parleurs, le microphone et les rallonges.
- Installez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis le buffet et le point de boissons. Gardez les panneaux de direction, les lampes à piles et les piles de rechange pour le contrôle final, surtout si l’accueil se prolonge après la tombée du jour.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une fête d’accueil au camping ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la fête. Fixez une date limite de réponse au moins 7 jours avant l’événement, afin d’avoir le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête au camping ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour monter les tentes, installer les tables, les chaises, le buffet et le point de boissons. Ajoutez 30 minutes pour tester l’électricité, le son, l’éclairage et les panneaux.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Faites les courses la veille lorsque c’est possible, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil. Préparez les en-cas le jour même, en gardant les produits sensibles au froid jusqu’au service.
- Que vérifier la veille d’une fête d’accueil au camping ?
- Vérifiez les prévisions météo, les inscriptions, les allergies, la vaisselle et la liste des courses. Faites aussi un contrôle du lieu, des points d’alimentation, du matériel et des batteries au plus tard la veille au soir.
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