Camping welkomstfeest organiseren: checklist

Een camping welkomstfeest draait om een snelle ontvangst, duidelijke route en een buffet dat ook buiten praktisch blijft. Reserveer eerst het kampeerterrein en bevestig de datum, daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en allergieën. In de laatste week controleer je het weer, de boodschappen en het programma. Op de dag zelf werk je van terreininspectie naar tenten, tafels, buffet en drankenstation, zodat gasten niet tussen de opbouw door hoeven te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampeerterrein reserveren
Feestdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen nabellen
Weersverwachting controleren
Programma uitprinten
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergieën markeren
Servies controleren
Apparatuur opladen
Routeborden maken
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
Afvalpunten bepalen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Drankenstation opbouwen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek installeren
Routeborden plaatsen
2 personen
Naamstickers klaarleggen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Naamstickers uitdelen
Campinginformatie uitdelen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Campingrondleiding begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Achtergrondmuziek verzorgen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Vuurkorven controleren
Dessert serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels leegruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Verlichting verwijderen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbare kommenaantal 75
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Routebordenaantal 6

Sportmateriaal

Kubbspel
Frisbeesaantal 4
Picknickdekensaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer het terrein minstens één keer vóór de feestdag: noteer stroompunten, bepaal afvalpunten en maak routeborden naar het feest. Zo voorkom je dat gasten met bagage over het kampeerterrein blijven zoeken.
Maak de indeling op papier voordat je partytenten en tafels opbouwt. Houd ruimte vrij voor een buffet, drankenstation en looproute; zet stoelen niet direct voor de tafels.
Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk bij de aanmeldingen en markeer de betreffende schalen zichtbaar. Controleer dit opnieuw wanneer je hapjes voorbereidt, zodat een last-minute wijziging niet wordt gemist.
Laad Bluetoothspeakers en microfoon vooraf op en test verlengkabels en stekkerdozen op locatie. Leg reservebatterijen klaar voor batterijlantaarns en gebruik lichtslingers alleen op veilige, gecontroleerde aansluitingen.
Koel dranken enkele uren vóór aanvang en verdeel ze over koelboxen met ijsblokken. Zet waterkannen en bekers bij het drankenstation, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde tafel hoeft te staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een camping welkomstfeest organiseren?: Reserveer het kampeerterrein zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn, bij voorkeur enkele weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna en verzamel aanmeldingen en dieetwensen vóór je boodschappen doet.
Hoeveel voorbereiding heb ik nodig voor een camping welkomstfeest?: Plan minimaal één voorbereidingsmoment vóór de feestdag voor terreininspectie, materialen en stroom. Reserveer op de dag zelf enkele uren voor tenten, tafels, stoelen, buffet, drankenstation en verlichting.
Hoeveel drank moet ik inslaan voor een welkomstfeest op de camping?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur en het weer. Zorg daarnaast vanaf de start voor water in waterkannen en houd extra ijsblokken beschikbaar.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een camping welkomstfeest?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bepaal dan of de partytenten voldoende beschutting bieden. Zet tafels, buffet en drankenstation zo neer dat gasten droog kunnen blijven en leg batterijlantaarns klaar als het eerder donker wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.