Camping-Willkommensfeier organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Campingplatz möglichst mehrere Wochen vorher und bestätige den Termin, bevor du Einladungen verschickst. So vermeidest du Nachfragen, wenn sich Datum oder Stellfläche noch ändern.
• Hole Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Feier nach und erfasse Ernährungswünsche und Allergien getrennt. Markiere allergische Speisen sichtbar, bevor das Buffet aufgebaut wird.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Festzelt, Beleuchtung und zusätzliche Sitzplätze. Bei Regen brauchst du trockene Wege und genug Platz unter dem Zelt, nicht nur einen Notfallplan.
• Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn in Kühlboxen und stelle Eiswürfel erst kurz vor dem Ausschank bereit. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und fülle die Getränkestation regelmäßig nach.
• Kontrolliere am Vortag Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung. Baue Wegweiser, Müllstellen und das Buffet vor dem Eintreffen der Gäste auf, damit niemand nach dem Stellplatz suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Camping-Willkommensfeier planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Campingplatzes und der Terminbestätigung. Eine Woche vor der Feier sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einkaufsliste abgeschlossen sein.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Camping-Willkommensfeier?

Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Person und Stunde. Kaufe zusätzlich Wasser für die gesamte Dauer ein und kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vorher.

Wann sollte ich das Buffet bei einer Campingfeier aufbauen?

Bereite Snacks und Buffetmaterial am selben Tag vor, stelle das Buffet aber erst 30 bis 45 Minuten vor Beginn auf. Kühlpflichtige Speisen bleiben bis kurz vor dem Essen in der Kühlung.

Was muss ich am Veranstaltungstag auf dem Campingplatz kontrollieren?

Prüfe mindestens 2 Stunden vor dem Start den Aufbau, die Stromanschlüsse, Wegweiser, Müllstellen und die Beleuchtung. Danach bleiben noch etwa 60 Minuten für das Kühlen, das Buffet und letzte Änderungen.

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