Camping reünie organiseren: checklist en planning
Een campingreünie vraagt om meer voorbereiding dan alleen een gezamenlijke barbecue. Je moet kampeerplaatsen, aanmeldingen, dieetwensen en materiaal op elkaar afstemmen, zodat iedereen weet waar hij slaapt en wanneer het programma begint. Deze checklist helpt je van de eerste uitnodiging tot de opruiming op locatie. Let vooral op koeling, verlichting, stroom en een duidelijke incheckplek: dat zijn onderdelen die vaak pas op het laatste moment problemen geven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Campingplaats reserveren
Barbecue reserveren
Programma versturen
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Herinnering versturen
Locatie inspecteren
2 personen
Kampeerplekken markeren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Inchecktafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Barbecue opstellen
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Muziek testen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Kampeerplekken aanwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Activiteiten uitleggen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Spelronde begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Herinneringen verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Verlichting controleren
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Barbecue veilig doven
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Kampeerspullen verzamelen
2 personen
Tenten en partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 45
- Buffettafelsaantal 3
- Inchecktafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare bekersaantal 70
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudbakkenaantal 8
Apparatuur
- Barbecueaantal 2
- Barbecuegereedschapaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Lantaarnsaantal 6
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 50
- Stiftenaantal 6
- Herinneringsfoto'saantal 40
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 2
- Frisbeesaantal 3
- Kubbspel
- Badmintonsetsaantal 2
- Picknickdekensaantal 6
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Afwasbakkenaantal 3
- Afwasborstelsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handvegersaantal 2
- Eerstehulpset
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de campingplaats en barbecue zodra de datum vaststaat. Vraag bij de aanmeldingen meteen naar het aantal personen, kampeerbehoefte en dieetwensen, zodat je later niet opnieuw iedereen hoeft na te bellen.
- Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf en verstuur 2 tot 3 dagen voor vertrek een herinnering. Vermeld daarin de route, aankomsttijd, wat mensen zelf meenemen en een telefoonnummer voor vragen.
- Controleer 24 uur vooraf de weersvoorspelling en pas de opstelling aan. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat de buffettafels beschut staan en plaats verlichting langs de looproutes, niet alleen boven de barbecue.
- Maak per onderdeel een materiaalcontrole: servies en bestek, koelboxen en thermoskannen, barbecuegereedschap, verlengkabels en stekkerdozen. Leg naamkaartjes en stiften bij de inchecktafel klaar voordat de eerste gasten arriveren.
- Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en gebruik meerdere koelboxen als de groep groot is. Plaats afvalbakken op minstens 2 duidelijke punten en zet vershoudbakken en aluminiumfolie klaar voor restjes en voedsel met dieetwensen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een campingreünie organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de datum, campingplaats en barbecue. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en kampeerplekken op tijd kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de campingplaats reserveren voor een reünie?
- Reserveer zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vraag meteen naar regels voor partytenten, barbecue, stroom en het markeren van kampeerplekken.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een campingreünie?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop daarnaast extra water voor warme dagen en houd een aparte voorraad alcoholvrije dranken beschikbaar.
- Wanneer moet ik de boodschappen en dranken regelen?
- Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen dan al. Koop gekoelde producten uiterlijk 1 dag vooraf, koel de dranken minimaal 4 uur en zet bederfelijke etenswaren pas vlak voor vertrek in koelboxen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!