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Camping-Treffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Camping-Treffen braucht mehr Vorbereitung als ein normales Grillfest: Stellplätze, Anreise, Wetter und Verpflegung müssen zusammenpassen. Mit dieser Checkliste planst du das Treffen Schritt für Schritt – von den Einladungen und Anmeldungen bis zum Aufbau vor Ort. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, gekühlte Getränke, Beleuchtung und ein klarer Check-in. Plane außerdem Zeit für die Besichtigung des Geländes und die Markierung der Campingplätze ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Campingplatz reservieren

  • Grill reservieren

  • Programm versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Erinnerung senden

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Campingplätze markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Grill aufstellen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

  • Musik testen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Campingplätze zuweisen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Aktivitäten erklären

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Grill vorbereiten

    3 Personen

  • Barbecue servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Erinnerungen sammeln

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Grill sicher löschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Campingausrüstung einsammeln

    2 Personen

  • Zelte und Pavillons abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 3
  • Check-in-Tisch
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltedosenAnz. 8

Ausstattung

  • GrillfestAnz. 2
  • GrillzubehörAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LaternenAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 50
  • StifteAnz. 6
  • ErinnerungsfotosAnz. 40
  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 2
  • FrisbeesAnz. 3
  • Kubb-Spiel
  • BadmintonsätzeAnz. 2
  • PicknickdeckenAnz. 6

Reinigung

  • MüllbeutelhalterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandfegerAnz. 2
  • Erste-Hilfe-Set

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So kannst du Campingplätze, Grill und Verpflegung nach der tatsächlichen Personenzahl planen.
  • Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und die voraussichtliche Ankunft. Prüfe die Liste spätestens 7 Tage vor dem Treffen und sende danach das Programm.
  • Besichtige den Campingplatz mindestens 1 Woche vorher. Markiere Stellplätze, kläre den Standort von Partyzelten und Buffettischen und prüfe, wo Verlängerungskabel und Beleuchtung sicher liegen können.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 4 Stunden vorher in Kühlboxen. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser gut sichtbar bereit.
  • Richte den Check-in-Tisch 30 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder und Stifte bereit, stelle Müllstationen auf und prüfe vor dem Aufbau, ob Grill, Mehrweggeschirr und Servierbesteck vollständig sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Camping-Treffen planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen und der Reservierung des Campingplatzes. Zwei bis 3 Wochen vor dem Termin sollten die Anmeldungen, Kontaktdaten und Ernährungswünsche vorliegen.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Camping-Treffen?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Stunde. Kaufe außerdem ausreichend Wasser ein und kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn.
Wann soll ich den Campingplatz für ein Treffen reservieren?
Reserviere den Campingplatz möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, bei größeren Gruppen früher. Prüfe spätestens 7 Tage vorher die Buchung, Stellplätze und die vereinbarten Bereiche für Grill und Zelte.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Camping-Treffen?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Partyzelte, Beleuchtung, Dekoration, Grill und Buffettische ein. Der Check-in-Tisch sollte etwa 30 Minuten vor Beginn vollständig bereitstehen.

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