Zo organiseer je een buurtsportdag zonder chaos

Begin een buurtsportdag niet met ballen en pionnen, maar met de locatie, toestemming en een haalbaar programma. Leg daarna vast hoeveel deelnemers je aankunt, welke sportonderdelen doorgaan en hoeveel begeleiders je per onderdeel nodig hebt. Open vervolgens de aanmelding, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in. In de laatste week draait alles om controleren: schema’s afdrukken, materiaal sorteren, deelnemers herinneren en de weersverwachting volgen. Op de dag zelf werk je met duidelijke zones, gelabelde bakken en één aanspreekpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen en meldingen controleren
2
Locatie en veldindeling vastleggen
2 personen
3
Reserveringen voor materialen maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Sportonderdelen publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Sportbegeleiders instrueren
2 personen
11
Wedstrijdschema maken
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Teamindeling afdrukken
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Sportmateriaal controleren
2 personen
17
Prijzen en medailles sorteren
18
Muziek en presentaties testen
2 personen
19
Tassen en bakken labelen
2 personen
20
Deelnemers herinneren
21
Locatie openen
2 personen
22
Partytenten opbouwen
6 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
24
Sportvelden uitzetten
5 personen
25
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet inrichten
4 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
32
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
33
Vrijwilligersposten uitleggen
2 personen

Event

34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Welkomstwoord geven
36
Teams naar velden begeleiden
4 personen
37
Warming-up begeleiden
2 personen
38
Voetbaltoernooi begeleiden
4 personen
39
Estafettes begeleiden
3 personen
40
Basketbalspel begeleiden
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
EHBO-materiaal bereikbaar houden
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
45
Eerste sportronde afronden
3 personen
46
Waterpauze begeleiden
3 personen
47
Volleybalwedstrijden begeleiden
3 personen
48
Trefbalwedstrijden begeleiden
3 personen
49
Springparcours begeleiden
2 personen
50
Lunchbuffet openen
3 personen
51
Broodjes en salades serveren
4 personen
52
Servies en bestek aanvullen
2 personen
53
Sportquiz presenteren
2 personen
54
Pauzeprogramma begeleiden
3 personen
55
Finales begeleiden
5 personen
56
Muziek verzorgen
57
Uitslagen registreren
2 personen
58
Winnaars bekendmaken
2 personen
59
Medailles en prijzen uitreiken
3 personen
60
Afscheid en laatste mededelingen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Catering afsluiten
3 personen
63
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
66
Partytenten afbreken
6 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Geluidsinstallatie veilig opbergen
2 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven houdbare spullen opslaan
2 personen
74
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafel
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleyballenaantal 6
Trefballenaantal 8
Tennisballenaantal 20
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Laddersaantal 3
Springtouwenaantal 15
Hoepelsaantal 15
Estafettestokjesaantal 12
Doeltjesaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Basketbalpalenaantal 2
Springzakkenaantal 10
Blinddoekenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 6
Teamhesjesaantal 50

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Megafonenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Schaaltjesaantal 20
Serveerkommenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekopjesaantal 60
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 150

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veldindeling vóór je sportmateriaal reserveert. Teken per onderdeel een speelzone en houd ruimte vrij voor de inschrijftafel, buffettafels, partytenten en looproutes.
Zet de aanmelding minstens 3 weken vooraf open en sluit haar uiterlijk 5 dagen voor de sportdag. Dan heb je tijd om teams, deelnemerslijsten en een wedstrijdschema te maken.
Reken per sportonderdeel op minimaal 1 begeleider en plan daarnaast 2 algemene vrijwilligers voor ontvangst, eten en onverwachte uitval. Instrueer alle begeleiders uiterlijk 2 dagen van tevoren.
Controleer sportmateriaal 3 tot 5 dagen vooraf en verpak het per onderdeel in gelabelde tassen of bakken. Zo liggen bijvoorbeeld pionnen, fluitjes, stopwatches en scoreborden niet door elkaar.
Maak een slechtweerbesluit uiterlijk 24 uur vooraf. Controleer dan ook of partytenten, kleedkamerschermen en geluidsapparatuur bruikbaar zijn en stuur deelnemers direct een bericht als tijden of onderdelen wijzigen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtsportdag organiseren?: Begin 8 tot 10 weken vooraf met vergunningen, locatie en materiaalreserveringen. Open de inschrijving ongeveer 3 weken voor de sportdag en maak de definitieve teamindeling in de laatste 5 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtsportdag?: Plan minimaal 1 sportbegeleider per actief sportonderdeel, plus 2 vrijwilligers voor ontvangst, eten en algemene hulp. Bij meer dan 40 deelnemers is 1 extra vrijwilliger voor elke 15 tot 20 deelnemers praktisch.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een buurtsportdag?: Maak een voorlopig schema zodra de sportonderdelen vaststaan en werk het definitief uit nadat de inschrijving sluit. Druk het schema en de teamindeling uiterlijk 1 dag vooraf af.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een buurtsportdag?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over doorgaan, inkorten of verplaatsen. Communiceer de beslissing meteen en controleer of tenten, schuilplekken en materialen veilig kunnen worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.