Organiser une journée sportive de quartier, étape par étape

Une journée sportive de quartier se prépare d’abord comme un petit tournoi, puis comme un moment convivial. Commence par vérifier les autorisations, choisir l’agencement du terrain et réserver le matériel avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, fixe les épreuves, répartis les bénévoles et construis un planning réaliste des matchs. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, le matériel, les équipes et l’accueil, afin d’éviter les retards dès le premier match.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations et les déclarations
2
Définir le lieu et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Faire les réservations de matériel
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Publier les épreuves sportives
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Briefer les encadrants sportifs
2 personnes
11
Établir le planning des matchs
2 personnes
12
Imprimer la liste des participants
13
Imprimer la répartition des équipes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
3 personnes
16
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
17
Trier les prix et les médailles
18
Tester la musique et les présentations
2 personnes
19
Étiqueter les sacs et les bacs
2 personnes
20
Rappeler les participants
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Monter les tentes de réception
6 personnes
23
Installer les tables et les chaises
5 personnes
24
Délimiter les terrains de sport
5 personnes
25
Préparer le matériel de sport
4 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer le système de sonorisation
2 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
32
Accueillir les bénévoles
2 personnes
33
Expliquer les postes de bénévoles
2 personnes

Événement

34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Prononcer le mot de bienvenue
36
Accompagner les équipes vers les terrains
4 personnes
37
Animer l'échauffement
2 personnes
38
Encadrer le tournoi de football
4 personnes
39
Encadrer les relais
3 personnes
40
Animer le match de basket
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Garder le matériel de premiers secours à portée de main
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
45
Terminer la première manche sportive
3 personnes
46
Animer la pause eau
3 personnes
47
Encadrer les matchs de volley-ball
3 personnes
48
Encadrer les matchs de balle au prisonnier
3 personnes
49
Encadrer le parcours de saut
2 personnes
50
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
51
Servir les sandwichs et les salades
4 personnes
52
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
53
Animer le quiz sportif
2 personnes
54
Animer le programme de la pause
3 personnes
55
Encadrer les finales
5 personnes
56
Fournir la musique
57
Enregistrer les résultats
2 personnes
58
Annonce des gagnants
2 personnes
59
Remettre les médailles et les prix
3 personnes
60
Adieux et dernières annonces
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

62
Clôturer le catering
3 personnes
63
Rassembler le matériel sportif
5 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
66
Démonter les tentes de fête
6 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Ranger l’installation de son en lieu sûr
2 personnes
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker les denrées non périssables restantes
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Ballons de volleyqté 6
Balles de balle au prisonnierqté 8
Balles de tennisqté 20
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Échellesqté 3
Cordes à sauterqté 15
Cerceauxqté 15
Témoins de relaisqté 12
Petits butsqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Poteaux de basketqté 2
Sacs de sautqté 10
Masquesqté 12
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 6
Chasubles d’équipeqté 50

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 20
Saladiers de serviceqté 12
Louchesqté 12
Tasses à caféqté 60
Mugs isothermesqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et le matériel plusieurs semaines à l’avance : les tentes, les tables, les chaises, les filets et les poteaux sont souvent les premiers éléments indisponibles. Prévois aussi l’espace nécessaire pour l’inscription, les vestiaires et le buffet.
Ouvre les inscriptions avec une date de clôture précise, idéalement 7 à 10 jours avant la journée sportive. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires et les informations utiles pour composer les équipes.
Prépare le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis imprime une liste des participants et une répartition des équipes. Garde une version de secours sur papier : le téléphone d’un bénévole ne doit pas être le seul support le jour J.
Répartis les bénévoles par poste, avec au moins une personne à l’accueil, une par zone sportive et une personne chargée des résultats. Organise un briefing de 15 à 20 minutes avant l’ouverture pour expliquer les rotations, les sifflets et les tableaux de score.
La veille, vérifie chaque ballon, cône, disque de marquage, chronomètre et chasuble, puis teste les enceintes et le microphone. Le matin même, délimite les terrains avant l’arrivée du public et installe les tables d’inscription sous une tente, si la météo l’exige.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive de quartier ?: Prévois 4 à 6 semaines pour vérifier les autorisations, réserver le lieu et le matériel, puis ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les équipes, les bénévoles, les achats et la vérification finale.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une journée sportive ?: Ferme le formulaire environ 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les inscriptions, constituer les équipes et établir un planning des matchs sans modifier les horaires chaque jour.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Compte au minimum un bénévole à l’inscription, un par zone sportive et un pour les résultats, soit souvent 5 à 8 personnes pour une journée avec plusieurs activités. Ajoute une personne de réserve pour les pauses et les absences.
Que faire la veille d’une journée sportive de quartier ?: Consacre 2 à 3 heures à contrôler le matériel, trier les médailles et les prix, imprimer les listes, étiqueter les sacs et vérifier la météo. Confirme aussi l’horaire aux participants et aux encadrants sportifs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.