Checklist voor een buurtsportcentrum open dag

Een open dag in een buurtsportcentrum vraagt meer voorbereiding dan alleen sportclinics inplannen. Je regelt tegelijk ruimtes, sportaanbieders, vrijwilligers, registratie, catering en de route door het gebouw en over de velden. Begin met datum, programma en reserveringen en werk daarna toe naar promotie, aanmeldingen en de uitvoering. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt, zodat deelnemers op de dag zelf snel hun weg vinden en clinics op tijd kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en sportvelden reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Sportaanbieders uitnodigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie ophangen in de buurt
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sportclinics bevestigen
2 personen
Muziek en presentatiemateriaal reserveren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Registratielijsten afdrukken
Prijzen en presentjes inkopen
2 personen
Voorraad sportmateriaal controleren
2 personen
Geleend materiaal ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en gekoelde producten inkopen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Sportzones afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Sportmateriaal per clinic klaarleggen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Teamfoto en briefing maken
2 personen
Laatste schoonmaakronde uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Sportclinics begeleiden
8 personen
Jeugdsportactiviteiten begeleiden
4 personen
Vrije sportinloop begeleiden
3 personen
Demonstraties aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sportmateriaal tussentijds opruimen
3 personen
Winnaars en vrijwilligers bedanken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zalen en entree schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handmegafoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalaantal 6
Tennisballenaantal 36
Badmintonracketsaantal 12
Shuttlesaantal 24
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 40
Hesjesaantal 40
Sportmattenaantal 20
Estafettestokkenaantal 12
Weerstandsbandenaantal 20
Tennisnettenaantal 2
Mini-doelenaantal 4
Pomp met naaldenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, ruimtes en sportvelden eerst vast. Controleer direct daarna of vergunningen of meldingen nodig zijn; wijzigingen in het programma kunnen anders tot het laatste moment doorwerken.
Plan per activiteit een verantwoordelijke vrijwilliger en maak de indeling uiterlijk een week vooraf. Reserveer daarnaast tijd voor registratie, catering, bewegwijzering en het klaarzetten van sportmateriaal.
Open het aanmeldformulier zodra de clinics bevestigd zijn en verzamel dieetwensen in hetzelfde proces. Gebruik de aanmeldingen om cateringhoeveelheden, naamkaartjes en registratielijsten te bepalen.
Controleer sportmateriaal, geleende spullen, speakers en microfoons niet pas op de ochtend zelf. Test verlengkabels, stekkerdozen en het geluid vooraf en leg koelboxen en gekoelde producten apart klaar.
Maak een plattegrond met programmaborden en wegwijzers voor entree, registratie, velden en catering. Zet afzetpalen en afzetlint klaar voor plekken waar bezoekers niet mogen komen, zodat vrijwilligers minder hoeven uit te leggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtsportcentrum open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes, sportvelden en sportaanbieders. Plan promotie en aanmeldingen zodra het programma grotendeels bevestigd is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag in een buurtsportcentrum?: Maak minimaal 4 rollen: registratie, publieksbegeleiding, ondersteuning bij clinics en catering. Tel extra vrijwilligers op zodra activiteiten tegelijk plaatsvinden of meerdere sportvelden gebruiken.
Wanneer moet ik de catering voor een buurtsportcentrum open dag regelen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit de inventaris uiterlijk 1 week vooraf. Koop dranken en gekoelde producten zo laat mogelijk, zodat ze op de dag zelf bruikbaar blijven.
Wanneer test ik geluid en sportmateriaal voor de open dag?: Controleer geleend materiaal en de sportvoorraad uiterlijk 1 week vooraf. Test speakers, microfoons, standaards, verlengkabels en stekkerdozen nogmaals op de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.