Checklist pour organiser une journée portes ouvertes sportive

Une journée portes ouvertes dans un centre sportif demande plus qu’un programme d’activités. Il faut coordonner les salles et les terrains, les intervenants, les inscriptions, l’accueil et le matériel, souvent avec l’aide de bénévoles. Cette checklist vous guide dans l’ordre des préparatifs, de la réservation des espaces jusqu’aux boissons réfrigérées et à la signalétique. Elle aide aussi à repérer les détails souvent oubliés avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les salles et les terrains de sport
Vérifier les autorisations et les déclarations
Inviter les prestataires sportifs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Afficher la promotion dans le quartier
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les cliniques sportives
2 personnes
Réserver la musique et le matériel de présentation
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Acheter les prix et les petits cadeaux
2 personnes
Vérifier le stock de matériel de sport
2 personnes
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des boissons et des produits réfrigérés
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Délimiter les zones sportives
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le matériel sportif pour chaque clinic
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Faire la photo d’équipe et le briefing
2 personnes
Effectuer le dernier tour de nettoyage
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Accompagner les cliniques sportives
8 personnes
Encadrer les activités sportives pour les jeunes
4 personnes
Encadrer l’accès libre aux sports
3 personnes
Annoncer les démonstrations
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger le matériel de sport entre-temps
3 personnes
Remercier les gagnants et les bénévoles
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles et l’entrée
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Volley-ballqté 6
Balles de tennisqté 36
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 24
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Cônesqté 40
Giletsqté 40
Tapis de sportqté 20
Témoins de relaisqté 12
Bandes de résistanceqté 20
Filets de tennisqté 2
Objectifs intermédiairesqté 4
Pompe avec aiguillesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les salles et les terrains avant de communiquer la date. Prévoyez aussi un plan de circulation avec des panneaux directionnels et du ruban de balisage pour séparer l’accueil, les activités et les zones réservées.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines à l’avance et imprimez une liste le jour J. Gardez une colonne pour les besoins alimentaires afin de transmettre les informations au traiteur sans attendre la dernière minute.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de leur donner une mission pour toute la journée. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une pour les activités et une pour orienter les visiteurs pendant chaque période chargée.
Vérifiez le matériel de sport emprunté au moins une semaine avant l’événement. Testez également les enceintes, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’installation, car un équipement manquant peut bloquer une démonstration.
Achetez les boissons et les produits réfrigérés juste avant l’événement, puis stockez-les dans des glacières ou un espace froid. Pour le premier accueil, comptez environ deux à trois boissons par personne et prévoyez davantage si les activités sportives se déroulent en extérieur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes dans un centre sportif ?: Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord les espaces, vérifiez les autorisations et confirmez les intervenants avant de publier le programme et d’ouvrir les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes sportive ?: Prévoyez au moins 3 rôles présents en même temps : accueil, orientation et soutien aux activités. Ajoutez une personne supplémentaire par zone sportive très fréquentée et organisez des rotations de 2 à 3 heures.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les produits réfrigérés la veille ou le matin même, selon vos possibilités de stockage. Les boissons non périssables et la vaisselle peuvent être vérifiées et achetées 5 à 7 jours avant.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez les badges nominatifs, les porte-badges, les listes d’inscription et un panneau présentant le programme. Installez le point d’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture afin de tester la signalétique et le matériel de présentation.

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