Buurtpicknick organiseren: checklist van uitnodiging tot opruimen

Een buurtpicknick loopt soepel als je vroeg begint met de aanmeldingen, locatie en taakverdeling. Controleer eerst of je een vergunning of melding nodig hebt en leg daarna het aantal eters, dieetwensen en het menu vast. Plan de boodschappen en voorbereidingen zo dat gekoeld eten pas kort voor vertrek uit de koelkast komt. Op locatie heb je niet alleen tafels en stoelen nodig, maar ook een apart buffet, drankpunt, handwasbakken en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Locatie reserveren
Vergunning en melding controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen vastleggen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Niet-eetbare materialen verzamelen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Fruit en groenten wassen
3 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
4 personen
Salades en hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Eten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
Verlichting aanzetten
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet en drankpunt afbouwen
4 personen
Servies verzamelen en afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 100
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Handwasbakkenaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Plakbandrollenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Picknickdekensaantal 10
Touwtrektouw
Buitenspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de picknick. Dan kun je het definitieve aantal deelnemers, dieetwensen en de verdeling van vrijwilligers nog verwerken.
Reken per deelnemer apart voor eten en drinken en houd ongeveer 10% extra aan voor onverwachte gasten of grotere porties. Zet water naast de andere dranken en gebruik afzonderlijke koelboxen voor gekoeld eten en drank.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan of de partytenten voldoende zijn. Leg tafelkleden, plakband en versiering bij elkaar; juist kleine bevestigingsmaterialen worden bij de opbouw vaak vergeten.
Begin met de opbouw ongeveer 2 uur voor aanvang. Controleer eerst de ondergrond, zet daarna partytenten, tafels en stoelen neer en richt vervolgens het buffet en drankpunt in.
Was fruit en groenten vooraf, maar snijd brood, beleg, salades en hapjes zo laat mogelijk. Zet gekoelde schalen pas vlak voor het eetmoment op tafel en plan minstens 30 minuten voor het opruimen in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtpicknick organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie, vergunning of melding en uitnodigingen. Leg 5 tot 7 dagen voor de picknick het definitieve aantal deelnemers en het menu vast.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een buurtpicknick?: Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en bestel of koop ongeveer 10% extra. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer daarnaast dieetwensen en alcoholvrije opties.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een buurtpicknick?: Haal houdbare producten 1 tot 2 dagen vooraf en koop vers fruit, groenten, brood en beleg zo dicht mogelijk op de picknickdag. Zet dranken tijdig koud, maar bereid salades en hapjes bij voorkeur op dezelfde dag.
Hoe laat moet je opbouwen voor een buurtpicknick?: Plan minimaal 2 uur voor aanvang voor de opbouw. Reserveer extra tijd als je partytenten, meerdere tafels, een buffet, een drankpunt en verlichting moet plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.