Checklist pour organiser un pique-nique de quartier

Un pique-nique de quartier demande plus qu’un menu et quelques tables. Il faut d’abord sécuriser le lieu, vérifier les autorisations et connaître le nombre de participants, puis organiser les bénévoles, les achats et les préparatifs alimentaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les quantités, la météo et les livraisons. Cette checklist regroupe les 45 tâches et 42 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Réserver le lieu
Vérifier le permis et la déclaration
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Confirmer les livraisons et les réservations
Vérifier les prévisions météo
Fixer les quantités définitives
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler les matériaux non alimentaires
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Laver les fruits et les légumes
3 personnes
Préparer les sandwiches et les garnitures
4 personnes
Préparer les salades et les amuse-bouches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le site et le revêtement
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet et le point boissons
4 personnes
Rassembler et laver la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 100
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 50
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinceqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Lavabos pour les mainsqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Rouleaux de ruban adhésifqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 3
Couvertures de pique-niqueqté 10
Corde de tir à la corde
Jeux en plein airqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaisqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions dès que le lieu est réservé et fixe une date limite au moins 7 jours avant le pique-nique. Tu connaîtras ainsi le nombre de repas, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles à répartir.
Vérifie le permis, la déclaration éventuelle et les règles du site au moins 3 semaines à l’avance. Une tente, des tables pliantes ou un point boissons peuvent nécessiter une validation séparée.
Prévois les quantités à partir des inscriptions définitives, puis ajoute environ 10 % de marge pour le pain, les salades, les fruits et les boissons. Confirme les livraisons et réservations 48 heures avant.
Réserve une équipe distincte pour l’installation et le rangement : compte environ 60 à 90 minutes avant l’arrivée des habitants. Les tentes, tables, chaises, buffet et point boissons doivent être montés avant de sortir la nourriture.
Ne laisse pas le froid et l’hygiène au dernier moment. Nettoie les glacières la veille, mets les boissons au frais plusieurs heures avant le début et installe les lavabos pour les mains près de la zone de repas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un pique-nique de quartier ?: Commence 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, vérifie les autorisations et lance les invitations avant de calculer les quantités.
Combien de nourriture prévoir pour un pique-nique de quartier ?: Base les achats sur les inscriptions clôturées, puis prévois environ 10 % de marge. Répartis les quantités entre sandwiches, salades, amuse-bouches, fruits et boissons selon le menu retenu.
Quand fermer les inscriptions pour un pique-nique ?: Ferme le formulaire environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de recueillir les allergies ou régimes alimentaires, de répartir les bénévoles et de fixer les achats définitifs.
Combien de temps faut-il pour installer un pique-nique de quartier ?: Prévois 60 à 90 minutes avec une équipe organisée. Il faut vérifier le sol, monter les tentes, placer les tables et chaises, installer le buffet, le point boissons et la décoration.

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