Buurtfietstocht organiseren: checklist en planning

Een buurtfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Leg eerst de route, start- en eindlocatie en eventuele vergunning vast; regel daarna deelnemers, begeleiders en een fietspechprocedure. In de laatste week controleer je de route opnieuw, volg je het weer en maak je de deelnemerslijst definitief. Vergeet ook de praktische aankomst niet: fietsenrekken, routeborden, hesjes, EHBO en een plek voor koffie, drankjes en hapjes moeten klaarstaan voordat de eerste fietsers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route bepalen en controleren
2 personen
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
Routevergunning controleren
Reservering eindlocatie maken
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Begeleiders over de route informeren
2 personen
Fietspechprocedure afspreken
2 personen
Weersverwachting volgen
Route opnieuw fietsen
2 personen
Rustpunten controleren
2 personen
Deelnemerslijst afronden
Routekaarten afdrukken
Naamstickers voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Fietsmateriaal verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Fietsenstalling afzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Route en verkeersregels uitleggen
2 personen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Fietspech behandelen
2 personen
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
Verlichting inschakelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routeborden en linten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsetsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messen voor bereidingaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 2
Reserve binnenbandenaantal 6
Fietsverlichtingaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Klembordenaantal 3
Routekaartenaantal 60
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 60
Startnummersaantal 60

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route uiterlijk 7 dagen vooraf opnieuw. Controleer niet alleen de afstand, maar ook wegwerkzaamheden, gevaarlijke kruisingen, rustpunten en de bereikbaarheid van de eindlocatie.
Maak de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor vertrek definitief en noteer per deelnemer dieetwensen, een contactnummer en eventuele begeleiders. Druk daarna de routekaarten en naamstickers af.
Spreek vóór de tocht af wie pechgevallen opvangt, wie achteraan rijdt en hoe begeleiders elkaar bereiken. Zorg per begeleider voor een opgeladen telefoon of portofoon en leg fietspompen, reparatiesets en reserve binnenbanden op een vaste plek.
Plan het klaarzetten op de ochtend zelf in twee blokken: eerst fietsenrekken, routeborden en veiligheidsmateriaal, daarna tafels, stoelen, tenten en catering. Zo blijven doorgangen vrij tijdens de opbouw.
Koel dranken minstens 2 uur voor de finish en zet koffievoorzieningen pas neer nadat verlengkabels en stekkerdozen veilig zijn aangesloten. Houd bij de eindlocatie aparte ruimte vrij voor gebruikte bekers, fietsen en een EHBO-koffer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en verzekering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de tocht en rond de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtfietstocht?: Reken op minimaal 1 begeleider per 10 tot 15 fietsers, plus 2 mensen voor start en eindlocatie. Bij een groep van 30 deelnemers zijn dat dus ongeveer 4 tot 5 vrijwilligers.
Wanneer moet ik de route van een buurtfietstocht opnieuw fietsen?: Fiets de route 7 dagen vooraf opnieuw en controleer belangrijke punten nogmaals 1 tot 2 dagen voor vertrek. Pas routekaarten en routeborden direct aan als er wegwerkzaamheden of blokkades zijn.
Wat regel ik bij fietspech tijdens een buurtfietstocht?: Spreek vooraf één vaste procedure en een contactpersoon af. Neem per begeleider een fietspomp en reparatieset mee en zorg voor minstens 1 reserve binnenband per veelgebruikte wielmaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.