Buurtfeest organiseren: complete checklist

Een buurtfeest organiseren lukt het soepelst als je ruim vooraf de datum, locatie en verantwoordelijkheden vastlegt. Begin met vergunningen, budget en uitnodigingen; verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je het programma en de boodschappen bepaalt. Plan minstens één controle voor leveringen, toegang en weersverwachting. Op de dag zelf helpen een geprint draaiboek, gekoelde dranken en een duidelijke indeling van tafels, stoelen, partytenten en looppaden om vertraging te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Budget vaststellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen verspreiden
4 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziekafspeellijst maken
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Draaiboek printen
Weersplan klaarleggen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Terras en looppaden inrichten
3 personen
Stroompunten beveiligen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels opbouwen
3 personen
Borden en bestek klaarleggen
2 personen
Glazen en bekers klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankenbuffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en brood klaarmaken
3 personen
Barbecue voorbereiden
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Welkomsttafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Barbecuebuffet aanvullen
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Dessert serveren
2 personen
Loterij begeleiden
2 personen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten naar huis begeleiden
3 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Stoelkussensaantal 30

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Barbecueroostersaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Ovenwantenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Powerbanksaantal 3
Flipover
Flipoverstiftenaantal 6
Prikbord
Draaimolenrad

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Sportmateriaal

Bocciasetsaantal 2
Ringwerpsetsaantal 2
Grote spellenaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Krattenaantal 12
Opbergboxenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen en locatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Controleer ook wie de sleutels heeft en hoe laat je het terrein in kunt; dat wordt bij buurtfeesten vaak pas op de opbouwdag ontdekt.
Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest. Gebruik de definitieve lijst om dieetwensen, naamkaartjes, zitplaatsen en hoeveelheden eten en drinken af te stemmen.
Plan per 8 tot 10 aanwezigen minimaal één vrijwilliger voor opbouw, ontvangst, buffet of opruimen. Leg de indeling uiterlijk een week vooraf vast, zodat niemand op de dag zelf nog taken hoeft te verdelen.
Koel dranken niet pas tijdens de opbouw. Zet koelboxen en koelelementen de avond ervoor klaar en gebruik thermoskannen of waterkokers apart voor koffie en thee, zodat het buffet niet vastloopt.
Maak uiterlijk de ochtend ervoor een weersbesluit. Leg partytenten, tafelkleden en een alternatief voor het programma klaar; inspecteer daarnaast terras en looppaden op losse kabels, plassen en obstakels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en budget. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en maak de definitieve planning 7 dagen voor het feest.
Heb ik een vergunning nodig voor een buurtfeest?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, geluidsniveau en omvang van het feest. Controleer de regels uiterlijk 6 weken vooraf; sommige meldingen of vergunningen hebben een indieningstermijn van meerdere weken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtfeest?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 8 tot 10 aanwezigen voor opbouw, ontvangst, buffet en opruimen. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor de eindcontrole van terrein, afval en materialen.
Wanneer moet ik eten en drinken voor een buurtfeest inkopen?: Koop houdbare voorraad 3 tot 5 dagen vooraf en haal verse producten 1 dag vooraf. Koel dranken de avond ervoor en bevestig leveringen uiterlijk 48 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.