Nachbarschaftsfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachbarschaftsfest gelingt, wenn Zuständigkeiten, Zugang und Wetter nicht bis zum letzten Tag offenbleiben. Kläre zuerst Ort, Datum, Genehmigungen und Budget, danach Einladungen, Anmeldungen und Programm. In der letzten Woche bestätigst du Lieferungen, prüfst die Einkaufsliste und teilst Helfer für Aufbau und Abbau ein. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen gedruckten Ablaufplan, gekühlte Getränke und einen Plan für Regen oder Wind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Location reservieren
Budget festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verteilen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Programm erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Namensschilder schreiben
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Wetterplan bereitlegen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Terrasse und Wege einrichten
3 Personen
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Buffet-Tische aufbauen
3 Personen
Teller und Besteck bereitlegen
2 Personen
Gläser und Becher bereitstellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränkebuffet einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salate und Brot vorbereiten
3 Personen
Grill vorbereiten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Musik organisieren
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Grill anzünden
2 Personen
Barbecuegerichte zubereiten
4 Personen
Grillbuffet auffüllen
3 Personen
Mahlzeit servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Dessert servieren
2 Personen
Lotterie begleiten
2 Personen
Tanzfläche betreuen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste nach Hause begleiten
3 Personen
Musik ausschalten

Nachbereitung

Reste gekühlt lagern
2 Personen
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Grill reinigen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restposten verteilen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
StuhlkissenAnz. 30

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
ServierbretterAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
GrillrosteAnz. 2
GrillzubehörAnz. 2
OfenhandschuheAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelkanäleAnz. 6
PowerbanksAnz. 3
Flipchart
FlipchartmarkerAnz. 6
Pinnwand
Karussellrad

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
LaternenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 90
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8

Sportmaterial

Boccia-SetsAnz. 2
RingwurfsätzeAnz. 2
Große SpieleAnz. 4
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
KistenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und reserviere den Ort mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Kläre dabei auch, wer Schlüssel, Zugang und die Verantwortung für das Gelände übernimmt.
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Fest und setze eine Anmeldefrist 7 Tage vorher. So kannst du Ernährungswünsche und die benötigte Menge an Essen und Geschirr einplanen.
Teile die Freiwilligen spätestens 1 Woche vorher in feste Schichten ein: Aufbau, Buffet, Getränke, Programm und Abbau. Für den Aufbau von Zelten, Tischen und Stühlen sollten mindestens 2 bis 3 Personen gleichzeitig eingeplant sein.
Kühle Getränke nicht erst am Festtag. Stelle Kühlboxen und Kühlelemente am Vortag bereit und beginne mit dem Kühlen mehrere Stunden vor Beginn; haltbare Vorräte kannst du separat lagern.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage und nochmals 24 Stunden vorher. Lege den Wetterplan, den ausgedruckten Ablauf und Namensschilder zusammen an einen trockenen, schnell erreichbaren Ort.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Nachbarschaftsfest planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Budget. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Fest verteilt werden.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Nachbarschaftsfest?: Plane mindestens 1 Helfer pro Aufgabe und zusätzlich 2 bis 3 Personen für den Aufbau ein. Für Getränke, Buffet und Abbau sollten eigene Zuständigkeiten feststehen, damit niemand alles gleichzeitig erledigen muss.
Wann soll ich die Getränke für das Nachbarschaftsfest kühlen?: Beginne mehrere Stunden vor dem Start, bei größeren Mengen am besten am Vortag. Kühlboxen und Kühlelemente sollten dann bereits bereitstehen, damit die Getränke nicht im letzten Moment gekühlt werden müssen.
Was brauche ich bei schlechtem Wetter für ein Nachbarschaftsfest?: Lege spätestens 24 Stunden vorher einen konkreten Wetterplan fest und prüfe, ob Partyzelte, trockene Wege und geschützte Plätze verfügbar sind. Informiere die Nachbarschaft über eine Orts- oder Ablaufänderung möglichst am selben Tag frühzeitig.

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