Buurtfeest organiseren: checklist van uitnodiging tot opruimen

Een buurtfeest organiseren lukt het best als je ruim vóór de dag begint met de praktische afspraken. Verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je eten en servies inslaat. Controleer daarnaast de locatie, vergunningen en weersverwachting en regel op tijd vrijwilligers, huurmaterialen en een alternatief binnen. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst tenten, tafels en stoelen, daarna buffet, koeling, koffiepunt en dranken. Deze checklist zet de 69 taken en 66 benodigde spullen in de juiste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Buren informeren
2 personen
Programma afdrukken
Vrijwilligers indelen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnen plannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken ophalen
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Koelruimte inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Desserts klaarzetten
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziek installeren
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiebord plaatsen
Meldpunt inrichten
2 personen
Laatste veiligheidsronde
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderspellen begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Dessert serveren
2 personen
Dorpquiz begeleiden
2 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Voedsel veilig verpakken
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen drogen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Stoelaantal 80
Biertafelaantal 8
Krukaantal 12
Buffettafelaantal 4
Garderoberekaantal 2

Servies

Dinerbordaantal 90
Dessertbordaantal 90
Soepkomaantal 70
Koffiekopaantal 80
Waterglasaantal 120
Wijnglasaantal 80
Koffielepelaantal 80
Dinerbesteksetaantal 90
Opscheplepelaantal 12
Serveerschaalaantal 16
Serveertangaantal 8
Koffiekanaantal 4
Thermoskanaantal 4

Apparatuur

Koelboxaantal 6
Biertap
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakaantal 6
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 4
Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Geluidsstandaardaantal 2

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 2
Keukentangaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koeltasaantal 4
Bakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Tafelloperaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 3
Vlaggenlijnaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Lichtsnoeraantal 8
Ledlampaantal 12
Zaklampaantal 4

Sportmateriaal

Voetbalaantal 2
Frisbeeaantal 3
Touwtrektouw
Houten spellenaantal 4
Stoepkrijtaantal 6
Prijsbekersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalzakhouderaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het aantal zitplaatsen en servies op basis van de aanmeldingen en tel minstens 10 procent extra borden, glazen en bestek mee voor breuk, kinderen en onverwachte gasten.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 3 dagen vooraf en bepaal dan of partytenten volstaan of dat het binnenalternatief moet worden klaargezet. Regel verlengkabels en een stekkerdoos voordat apparatuur wordt opgehaald.
Zet dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud in koelboxen of een andere koelruimte. Houd water apart beschikbaar en plaats koffiekan, thermoskannen, koffiezetapparaat en waterkoker bij één duidelijk koffiepunt.
Bouw het buffet pas op nadat tafels en stoelen staan. Zet serveerschalen, opscheplepels en serveertangen klaar en label gerechten met dieet- of allergie-informatie voordat de eerste gasten arriveren.
Verdeel vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur: opbouw, ontvangst, buffet en opruimen. Bevestig de indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat niet iedereen tegelijk vertrekt wanneer het feest nog moet worden afgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, locatie en vergunningen. Plan de definitieve boodschappen, huurmaterialen en vrijwilligersindeling in de laatste 1 à 2 weken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een buurtfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop naast alcoholische dranken ook voldoende water en frisdrank en zet de eerste voorraad uiterlijk 2 uur vooraf koud.
Wanneer moet ik een vergunning voor een buurtfeest controleren?: Controleer de gemeentelijke regels zodra de locatie en datum vaststaan, bij voorkeur 6 weken vooraf. Vraag eventuele toestemming niet pas aan nadat uitnodigingen zijn verstuurd; verwerking kan meerdere weken duren.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een buurtfeest?: Gebruik het aantal definitieve aanmeldingen als basis en tel ongeveer 10 procent extra mee. Controleer dit uiterlijk 1 week vooraf, zodat je nog tafels, stoelen, borden, glazen en bestek kunt bijregelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.