Fête de quartier : la checklist pour ne rien oublier

Une fête de quartier réussie se prépare par étapes, surtout quand les repas, les boissons et le matériel concernent plusieurs dizaines de personnes. Commence par les invitations, les inscriptions et les autorisations, puis verrouille le lieu, les bénévoles et le plan B météo. Dans les derniers jours, vérifie les courses, récupère les boissons et le matériel loué, puis organise l’installation des tentes, des tables, du buffet et du café. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 66 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les autorisations
Informer les voisins
2 personnes
Imprimer le programme
Répartir les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Prévoir une alternative en intérieur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Aménager la chambre froide
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la musique
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le panneau d'information
Mettre en place un point d’information
2 personnes
Dernier tour de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
Gérer la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Encadrer le quiz du village
2 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Couper la musique
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire sécher le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 10
Chaiseqté 80
Table de brasserieqté 8
Tabouretqté 12
Table de buffetqté 4
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiette de dînerqté 90
Assiette à dessertqté 90
Bol à soupeqté 70
Tasse à caféqté 80
Verre à eauqté 120
Verre à vinqté 80
Cuillère à caféqté 80
Set de couverts pour dînerqté 90
Cuillère de serviceqté 12
Plat de serviceqté 16
Pince de serviceqté 8
Cafetièreqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Glacièreqté 6
Tireuse à bière
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Bac de maintien au chaudqté 6
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 4
Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Support audioqté 2

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladierqté 6
Tasse à mesurerqté 2
Pince de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Sac isothermeqté 4
Bacsqté 12
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Chemin de tableqté 12
Décoration de tableqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 3
Guirlande de fanionsqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 8
Lampe LEDqté 12
Lampe de pocheqté 4

Matériel de sport

Footballqté 2
Frisbeeqté 3
Corde de tir à la corde
Jeux en boisqté 4
Craie de trottoirqté 6
Coupesqté 10

Nettoyage

Poubelleqté 8
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Support pour sac poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la fête. Tu peux ainsi estimer les portions, recueillir les allergies et prévoir les besoins alimentaires particuliers.
Vérifie les autorisations et informe les voisins au moins 3 semaines à l’avance. Indique les horaires prévus, l’emplacement des tentes et la personne à contacter le jour même.
Prépare le plan de salle avant l’arrivée du matériel : compte les tables, les chaises et les places, puis réserve un espace séparé pour le buffet, le café et les déchets.
Contrôle la météo 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille. Si la fête est en extérieur, confirme dès la veille l’alternative en intérieur et l’emplacement des tentes de réception.
Ne reporte pas les boissons et le matériel loué au jour même. Récupère-les la veille, mets les produits au frais et vérifie les rallonges, multiprises, tireuse à bière et machines avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de quartier ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions et d’adapter les quantités de nourriture et de vaisselle.
Combien de temps faut-il pour préparer une fête de quartier ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines. Les autorisations, la réservation du lieu, l’information des voisins et la location du matériel doivent être réglées plusieurs semaines avant, tandis que les courses et la préparation se font dans les 1 à 2 jours précédents.
Quand prévoir le plan B en cas de pluie ?: Décide de l’alternative en intérieur au plus tard 7 jours avant la fête et vérifie la météo à 5 jours, puis la veille. Informe les bénévoles et les participants du changement dès que la décision est prise.
Quand récupérer les boissons et le matériel loué ?: Récupère-les idéalement la veille, entre 12 et 24 heures avant le début. Tu peux alors refroidir les boissons, aménager la chambre froide et contrôler le matériel électrique sans pression le jour de la fête.

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