Buurtfeest organiseren: een checklist die je kunt afvinken

Een buurtfeest vraagt vooral om een goede volgorde: eerst deelnemers, hulp en locatie, daarna eten, drinken en inrichting. Begin enkele weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen. In de laatste week maak je de definitieve gastenlijst, controleer je de weersverwachting en plan je leveringen en boodschappen. Op de dag zelf werk je van koelruimte en apparatuur naar tafels, buffet, bar, licht en ontvangst. Gebruik deze checklist als praktische leidraad naast de volledige taken- en spullenlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Programma verspreiden
Reserveringen maken
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken ophalen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Koelruimte inrichten
2 personen
Servies sorteren
2 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
Bederfelijke boodschappen koelen
2 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomstbord plaatsen
Lichtkettingen ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Microfoon testen
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades bereiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies uitstallen
2 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelronde begeleiden
2 personen
Muziek afspelen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barbecueën
4 personen
Barbecuebuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies inzamelen
3 personen
Koffiepunt bijvullen
Dansvloer vrijhouden
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Eten veilig opbergen
3 personen
Barbecue doven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Lichtkettingen afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen laten drogen
2 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afzetpalenaantal 6
Kleedjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Plakbandaantal 6
Touwrollenaantal 3

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Haspelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Grote mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Lichtkettingenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Kubbspel
Touwtrektouw
Stoepkrijtaantal 12
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het buurtfeest. Zo kun je dieetwensen verwerken, vrijwilligers indelen en een definitieve gastenlijst maken.
Plan leveringen, boodschappen en het ophalen van dranken niet allemaal op dezelfde dag. Houd bederfelijke boodschappen gekoeld en zet houdbare boodschappen apart klaar, zodat de opbouw niet wordt opgehouden.
Controleer de weersverwachting 3 tot 5 dagen vooraf en bepaal daarna waar de partytenten komen. Bouw tenten, tafels en stoelen eerst op voordat je versiering, buffet en bar inricht.
Test apparatuur en controleer gasflessen vóór de gasten arriveren. Richt daarna de koelruimte in en sorteer herbruikbaar servies, glazen en bestek per gebruiksmoment.
Maak een ontvangstpunt met welkomstbord en programma en wijs minstens 2 vrijwilligers aan voor de eerste 30 minuten. Zo worden bezoekers opgevangen terwijl anderen het buffet, de bar of de laatste decoratie afmaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfeest organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, locatie en vrijwilligers. Rond 7 dagen voor het feest sluit je de aanmeldingen en maak je de definitieve gastenlijst.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een buurtfeest?: Controleer het weer eerst 5 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de start. Neem op basis daarvan de beslissing over partytenten, tafelschikking en bescherming van apparatuur.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per praktische taak tijdens de opbouw en ontvangst. Voor een buurtfeest met buffet, bar en opruimen zijn 6 tot 8 helpers meestal nodig; verdeel de diensten vooraf in blokken van 1 tot 2 uur.
Wanneer moet ik eten, drinken en servies klaarzetten?: Zet houdbare boodschappen en gesorteerd servies enkele uren vooraf klaar. Koel bederfelijke boodschappen en haal dranken zo laat mogelijk op, bij voorkeur op de ochtend van het feest of maximaal 4 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.