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Fête de quartier : la checklist pour tout préparer

Une fête de quartier repose sur une préparation répartie sur plusieurs semaines, puis sur une installation bien calée le jour même. Commence par les invitations et les inscriptions, afin de connaître le nombre de participants, les régimes alimentaires et les bénévoles disponibles. À l’approche de la fête, vérifie les réservations, les livraisons, la météo et le matériel. Le dernier jour, organise séparément les aliments à conserver au frais, le mobilier, le buffet, le bar et la décoration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Inscrire les bénévoles

    2 personnes

  • Distribuer le programme

  • Faire les réservations

  • Vérifier les prévisions météo

  • Établir la liste définitive des invités

    2 personnes

  • Vérifier les livraisons

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les boissons

    2 personnes

  • Tester l'équipement

    2 personnes

  • Aménager la chambre froide

    2 personnes

  • Trier la vaisselle

    2 personnes

  • Installer les courses non périssables

    2 personnes

  • Réfrigérer les courses périssables

    2 personnes

  • Dégager le lieu

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Aménager le bar

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer le panneau de bienvenue

  • Installer les guirlandes lumineuses

    3 personnes

  • Installer le système son

    2 personnes

  • Tester le microphone

  • Préparer le matériel de jeu

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Préparer le barbecue

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Disposer la vaisselle

    2 personnes

  • Poser les étiquettes d’allergènes

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    4 personnes

  • Animer le tour de jeu

    2 personnes

  • Passer de la musique

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Faire un barbecue

    4 personnes

  • Servir le buffet barbecue

    4 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Collecter la vaisselle

    3 personnes

  • Réapprovisionner le point café

  • Dégager la piste de danse

  • Annoncer le dernier tour

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Couper la musique

  • Stocker la nourriture en toute sécurité

    3 personnes

  • Éteindre le barbecue

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter la sono

    2 personnes

  • Démonter les guirlandes lumineuses

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Laisser sécher le matériel

    2 personnes

  • Ranger les stocks

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Tables de bièreqté 6
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables de buffetqté 3
  • Tabourets de barqté 6
  • Poteaux de balisageqté 6
  • Couverturesqté 12

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 100
  • Bols réutilisablesqté 60
  • Verres réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Verres à théqté 40
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Cuillères de serviceqté 12

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Décorations de tableqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux en ardoiseqté 4
  • Marqueurs craieqté 8
  • Ruban adhésifqté 6
  • Rouleaux de cordeqté 3

Équipement

  • Barbecuesqté 2
  • Bouteilles de gazqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Enrouleursqté 3

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 4
  • Grands saladiersqté 6
  • Pincesqté 8
  • Plateaux en aluminiumqté 20
  • Pains de glaceqté 20

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Conteneurs à déchetsqté 4
  • Balaiqté 3
  • Pelle et balayetteqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes LEDqté 8
  • Lampes à pilesqté 6
  • Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 3
  • Jeu de kubb
  • Corde de tir à la corde
  • Craie de trottoirqté 12
  • Cordes à sauterqté 6
  • Cônesqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la fête. Tu auras ainsi le temps de finaliser la liste des invités, les besoins alimentaires et le nombre de portions.
  • Prévois le contrôle des livraisons et des réservations 2 à 3 jours avant l’événement. Vérifie notamment les tentes, les tables, les chaises, les barbecues et les bouteilles de gaz.
  • Regroupe le matériel par zone avant l’installation : mobilier, vaisselle, buffet, bar et décoration. Cette méthode évite de chercher les verres, les couverts ou les plateaux pendant le montage.
  • Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Les tentes, l’éclairage et la disposition des tables doivent être adaptés avant l’arrivée des voisins.
  • Garde les produits périssables au frais jusqu’au dernier moment et prépare les aliments non périssables à l’avance. Prévois au moins 60 minutes entre le début du montage et l’accueil des premiers invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de quartier ?
Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la fête, avec une date limite de réponse fixée 7 jours avant. Tu peux ainsi traiter les inscriptions, les régimes alimentaires et les besoins en bénévoles à temps.
Combien de temps faut-il pour installer une fête de quartier ?
Prévois au minimum 2 heures pour dégager le lieu, monter les tentes, installer les tables et les chaises, puis préparer le buffet, le bar et la décoration. Ajoute 30 à 60 minutes si le matériel doit être livré ou testé sur place.
Quand vérifier la météo pour une fête de quartier ?
Fais une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de la fête. Cette marge permet d’ajuster les tentes, les tables, l’éclairage et le programme avant l’arrivée des participants.
Comment organiser la nourriture pour une fête de quartier ?
Finalise les quantités après la clôture des inscriptions, environ 7 jours avant. Prépare les produits qui se conservent à température ambiante en avance et place les aliments périssables au réfrigérateur le jour précédent ou le matin même.

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