Buurtfeest organiseren: checklist van plan tot opruimen

Een buurtfeest organiseren lukt beter als je vroeg begint en de volgorde aanhoudt. Leg eerst datum en locatie vast, controleer vergunningen en regel reserveringen voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, werk het programma uit en bepaal de definitieve aantallen. In de laatste dagen draait alles om boodschappen, voorbereiden, koelen, materiaal en een controle van terrein en stroompunten. De volledige checklist met 65 taken en 58 spullen staat hieronder.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Muziek samenstellen
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen bepalen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten snijden
2 personen
Sauzen portioneren
Servies sorteren
2 personen
Muziek testen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Licht testen
2 personen
Toiletvoorzieningen aanvullen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Allergenenkaarten plaatsen
Hapjes uitstallen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Spelronde begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Verlichting inschakelen
Afscheid van gasten nemen
2 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Terrein opruimen
5 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen reinigen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie bezemschoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Biertafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 10

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 100
Tafeldecoratiesaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Kubbspel
Springtouwenaantal 6
Stoepkrijtaantal 6
Bellenblaasaantal 8
Ringwerpset
Pionnenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteilaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Zo houd je tijd over als een locatie of materiaal niet beschikbaar is.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en vraag om aanmelding, dieetwensen en eventuele hulp. Stel 7 dagen voor het feest de definitieve aantallen vast.
Plan eten en drinken niet op de laatste ochtend. Snijd groenten, portioneer sauzen en controleer serveerschalen, snijplanken en messen uiterlijk 1 dag vooraf.
Controleer 1 dag vooraf alle apparatuur en stroom: test de Bluetoothspeakers en microfoon en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar. Controleer ook waar koelboxen en ijscontainers komen te staan.
Doe op de feestdag eerst een ronde over het terrein voordat gasten arriveren. Zet tafels, stoelen en partytenten neer, controleer de stroompunten en houd een aparte plek vrij voor afval en lege spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor het buurtfeest en leg de definitieve aantallen 7 dagen vooraf vast.
Heb ik voor een buurtfeest een vergunning nodig?: Controleer dit zodra datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. De vereisten hangen af van de openbare ruimte, het aantal bezoekers, muziek en eventuele tenten of andere voorzieningen.
Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een buurtfeest?: Bepaal de hoeveelheden pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en tel daarna ook kinderen en dieetwensen mee. Rond de definitieve aantallen 7 dagen vooraf af, zodat je 1 tot 2 dagen hebt voor boodschappen en voorbereiding.
Wanneer moet ik de locatie van een buurtfeest controleren?: Inspecteer het terrein 1 dag vooraf en nogmaals op de feestdag voordat de gasten komen. Controleer dan onder meer de ondergrond voor partytenten, de opstelling van tafels en stoelen, schoonmaak en beschikbare stroompunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.