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Fête de quartier : la checklist pour ne rien oublier

Une fête de quartier se prépare par étapes : d’abord le lieu, les autorisations et les réservations, puis les inscriptions et le programme. Les derniers jours servent surtout à confirmer les quantités, les livraisons et la météo. Le jour même, prévois du temps pour refroidir les boissons, préparer les en-cas, tester la musique et vérifier l’installation électrique. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 58 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Faire les réservations

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Composer la musique

  • Choisir les activités de jeu

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Déterminer les quantités finales

  • Confirmer les livraisons

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Couper les légumes

    2 personnes

  • Portionner les sauces

  • Trier la vaisselle

    2 personnes

  • Tester la musique

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Inspecter le site

    2 personnes

  • Nettoyer le site

    3 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Monter le buffet

    3 personnes

  • Installer le point boissons

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Ravitailler les sanitaires

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Installer les cartes des allergènes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    3 personnes

  • Animer le tour de jeu

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Dégager la piste de danse

    2 personnes

  • Allumer l’éclairage

  • Dire au revoir aux invités

    2 personnes

Suivi

  • Couper la musique

  • Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité

    3 personnes

  • Ranger le site

    5 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer les tables et les chaises

    2 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Rendre le lieu impeccable

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables de buffetqté 3
  • Tables de bièreqté 4
  • Paravents de vestiaireqté 2

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 100
  • Bols réutilisablesqté 40
  • Verres réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 60
  • Couteauxqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 12
  • Ciseauxqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Carafes d’eauqté 8
  • Verres doseursqté 3
  • Pincesqté 8
  • Plateaux en aluminiumqté 10

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Lampes rechargeablesqté 8
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Ballonsqté 150
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Nappesqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Badges nominatifsqté 100
  • Décorations de tableqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lanternes LEDqté 8

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 3
  • Frisbeesqté 4
  • Jeu de kubb
  • Cordes à sauterqté 6
  • Craie de trottoirqté 6
  • Machine à bullesqté 8
  • Set de lancer d’anneaux
  • Cônesqté 20

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Bac à vaisselleqté 3
  • Seauxqté 4
  • Balaiqté 3
  • Pelle et balayetteqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations : certaines démarches doivent être lancées plusieurs semaines à l’avance.
  • Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite claire, idéalement 7 à 10 jours avant la fête. Tu pourras ensuite calculer les portions, la vaisselle et les boissons sans travailler à l’aveugle.
  • Prévois au moins une vérification météo 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Ce délai permet encore d’adapter les tentes, les tables et le programme extérieur.
  • Ne garde pas les préparatifs alimentaires pour la dernière heure : refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance, coupe les légumes et portionne les sauces avant l’arrivée des voisins.
  • Teste la musique et les points d’alimentation avant l’ouverture. Vérifie notamment les rallonges et multiprises, puis rassemble le matériel au même endroit pour éviter les allers-retours pendant la fête.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une fête de quartier ?
Commence au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les réservations, les invitations et les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une fête de quartier ?
Envoie-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps d’intégrer les besoins alimentaires et de déterminer les quantités finales.
Quand vérifier la météo pour une fête de quartier ?
Fais une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de la fête. En cas de pluie ou de vent, tu peux encore ajuster les tentes, les activités et la disposition des tables.
Que préparer la veille d’une fête de quartier ?
La veille, confirme les livraisons, vérifie la liste des courses, rassemble le matériel et mets les boissons au frais si la capacité le permet. Prépare aussi les éléments qui se conservent, comme les sauces portionnées et certains en-cas.

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