Buurtbingo organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting
Een buurtbingo loopt soepel als je eerst de ruimte, datum en het aantal deelnemers vastlegt. Daarna regel je het bingomateriaal, de uitnodigingen, prijzen en catering in die volgorde. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bevestig het definitieve aantal voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf heb je vooral tijd nodig voor tafels, stoelen, het bingopost, de prijzentafel en een test van microfoon en luidspreker. Met deze checklist houd je ook kleine, vaak vergeten voorbereidingen bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Ruimte reserveren
Bingomateriaal reserveren
Uitnodigingen maken
2 personen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal deelnemers bevestigen
Prijzen bepalen
2 personen
Bingokaarten controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen inkopen
2 personen
Bingokaarten nummeren
2 personen
Prijzen inpakken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Bingopost inrichten
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Spelregels uitleggen
Bingorondes begeleiden
2 personen
Winnaars controleren
2 personen
Bingoprijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Avondronde begeleiden
2 personen
Laatste prijzen uitreiken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Bingomateriaal verzamelen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Inschrijftafel
- Serveerbuffetaantal 2
- Prijzentafel
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 50
- Gebaksbordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 6
- Schaaltjesaantal 10
Spelmateriaal
- Bingokaartenaantal 60
- Bingomolen
- Bingoballenaantal 90
- Bingostiftenaantal 60
- Reservepennenaantal 20
- Nummerbord
Apparatuur
- Microfoon
- Luidspreker
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
- Ballonpomp
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stofzuiger
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de uiterste aanmelddatum ongeveer 10 dagen vóór de bingo vast. Zo kun je dieetwensen verzamelen, het aantal deelnemers bevestigen en bingokaarten, hapjes en drankjes gericht inkopen.
- Controleer het bingomateriaal uiterlijk een week vooraf. Tel de bingokaarten, bingoballen en reservepennen en controleer of de bingomolen, het nummerbord en de microfoon compleet zijn.
- Plan de zaalopbouw minimaal 90 minuten vóór aanvang. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna het bingopost en de prijzentafel in en houd een vrije doorgang naar de koffie- en theepunt.
- Koel dranken enkele uren vóór de start en bereid hapjes zo laat mogelijk voor. Zet koffie- en theespullen apart klaar, zodat je tijdens de bingo niet hoeft te zoeken naar kopjes, glazen, schaaltjes of serveerbladen.
- Test microfoon, luidspreker en stroomaansluitingen vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee en leg reservepennen zichtbaar bij het bingopost neer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een buurtbingo organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en reservering van het bingomateriaal. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vóór de bingo en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een buurtbingo klaar te zetten?
- Reken op minimaal 90 minuten voor de zaalopbouw. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het koelen van dranken, het klaarzetten van hapjes en het testen van microfoon en luidspreker.
- Wanneer moet ik het aantal deelnemers voor een buurtbingo bevestigen?
- Bevestig het definitieve aantal 7 tot 10 dagen vóór de bingo. Dan kun je de boodschappenlijst afronden, dieetwensen verwerken en het aantal bingokaarten en prijzen controleren.
- Wat moet ik klaarzetten voor een buurtbingo?
- Zet per deelnemer een bingokaart en bingostift klaar en leg extra pennen achter de hand. Regel daarnaast tafels, stoelen, een bingomolen met bingoballen, een nummerbord, prijzen, koffie- en theeservies en getest geluid.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!