Zo organiseer je een buurtbarbecue zonder last-minute gedoe

Begin niet met boodschappen doen, maar met de locatie, toestemming en het aantal deelnemers. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en verdeel je de voorbereiding over meerdere mensen. Reserveer tenten, tafels en andere materialen op tijd en controleer de barbecue, gasvoorziening en stroom vóór de opbouwdag. Op de dag zelf werk je van droog en koel bewaren naar opbouwen, uitserveren en veilig opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en toestemming controleren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Tenten en tafels reserveren
7
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
8
Voorraad materialen controleren
2 personen
9
Vrijwilligers voor taken indelen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Materialen ophalen
2 personen
12
Groente wassen en snijden
3 personen
13
Salades en sauzen voorbereiden
3 personen
14
Voedsel dieetvriendelijk labelen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Barbecue en gas controleren
2 personen
17
Tenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en zitplaatsen opstellen
4 personen
19
Tafels en bar inrichten
3 personen
20
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Verlichting en muziek aansluiten
2 personen
23
Hapjes en salades uitstallen
3 personen
24
Handenwaspunt inrichten

Event

25
Barbecue aansteken
2 personen
26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Dranken serveren
2 personen
28
Vlees en groenten grillen
3 personen
29
Salades en brood bijvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
32
Voedseltemperaturen controleren
33
Dessert en koffie serveren
2 personen

Nazorg

34
Barbecue veilig doven
2 personen
35
Eten en dranken opruimen
3 personen
36
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
37
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Terrein schoonmaken
3 personen
40
Tenten en materialen terugbrengen
2 personen
41
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Klapbankenaantal 4
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Barbecuetangenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2
Mengkommenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de eerste inventarisatie minstens 3 weken vooraf: controleer of de locatie een barbecue toestaat en of je tenten, tafels en zitplaatsen moet reserveren.
Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor het feest. Noteer per persoon dieetwensen en label dieetvriendelijk eten voordat alle schalen op het buffet staan.
Maak per vrijwilliger één duidelijke taak en werk met blokken van 30 tot 60 minuten. Zo blijven boodschappen, opbouw, barbecue en opruimen niet bij één persoon liggen.
Controleer de barbecue, gasvoorraad, verlengkabels en brandblussers uiterlijk de dag ervoor. Zet dranken minimaal 4 uur vooraf koud en bewaar rauw vlees apart van salades en brood.
Bouw bij een start om 16.00 uur vanaf 13.30 uur op: eerst tenten en tafels, daarna verlichting, handenwaspunt en servies. Steek de barbecue pas aan wanneer de zitplaatsen, blusmiddelen en voedselzones klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een buurtbarbecue?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met locatie, toestemming en uitnodigingen. Plan de definitieve boodschappen en materiaalcontrole 5 tot 7 dagen voor de barbecue, zodra het aantal deelnemers bekend is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtbarbecue?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 gasten, naast de organisator. Bij 40 deelnemers zijn 3 tot 4 mensen voor opbouw, barbecue, uitgifte en opruimen meestal werkbaar.
Wanneer zet je eten en drinken klaar bij een buurtbarbecue?: Zet koude dranken ongeveer 4 uur vooraf in koelboxen en haal salades pas vlak voor het eten uit de koeling. Bereid gesneden groente en sauzen eerder voor, maar houd rauw vlees gekoeld tot het op de barbecue gaat.
Wat doe je als het weer omslaat tijdens een buurtbarbecue?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vooraf. Zet tenten en tafels vóór de gasten komen klaar en spreek uiterlijk de dag ervoor af wie materialen verplaatst of het programma inkort bij harde wind of regen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.