Checklist voor een goed georganiseerde buurtbarbecue

Een buurtbarbecue organiseren lukt het soepelst als je vroeg begint met toestemming, aanmeldingen en materiaal. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf en gebruik het aantal deelnemers voor je boodschappen en zitplaatsen. Regel tenten, tafels, barbecues en koelboxen niet pas op de dag zelf. Op de dag van de barbecue werk je van opbouw naar voorbereiding: eerst de locatie, daarna eten, drinken, handenwaspunt en veiligheid. Zo blijft er tijdens het feest tijd over voor je buren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en toestemming controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Tenten en tafels reserveren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Voorraad materialen controleren
2 personen
Vrijwilligers voor taken indelen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Groente wassen en snijden
3 personen
Salades en sauzen voorbereiden
3 personen
Voedsel dieetvriendelijk labelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Barbecue en gas controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en zitplaatsen opstellen
4 personen
Tafels en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting en muziek aansluiten
2 personen
Hapjes en salades uitstallen
3 personen
Handenwaspunt inrichten

Event

Barbecue aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Vlees en groenten grillen
3 personen
Salades en brood bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Voedseltemperaturen controleren
Dessert en koffie serveren
2 personen

Nazorg

Barbecue veilig doven
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Tenten en materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Klapbankenaantal 4
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Barbecuetangenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2
Mengkommenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie en toestemming minimaal 3 weken vooraf. Reserveer partytenten, tafels, stoelen en barbecues zodra je een realistische inschatting van het aantal deelnemers hebt.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de barbecue. Noteer per persoon dieetwensen en label dieetvriendelijk eten voordat de schalen op tafel komen.
Plan de opbouw in twee blokken: zet tenten, tafels en zitplaatsen eerst klaar en houd daarna tijd vrij voor groente snijden, salades, sauzen en het koud zetten van dranken.
Wijs per onderdeel een vrijwilliger aan, bijvoorbeeld voor barbecue, drank, aanvullen en opruimen. Zorg dat barbecuetangen, vleesthermometers en brandblussers vóór het aansteken op hun plek liggen.
Richt vóór de eerste gast een handenwaspunt, afvalbakken en verlichting in. Controleer verlengkabels en speakers voordat je eten uitstalt, zodat je tijdens de barbecue niet meer hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een buurtbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met locatie, toestemming en uitnodigingen. Leg tenten, tafels en barbecues uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf vast; de definitieve boodschappen volgen na de aanmeldingen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een buurtbarbecue vragen?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Label het aangepaste eten vóór het buffet wordt geopend en gebruik aparte serveertangen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtbarbecue?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de barbecue, 1 voor drinken en aanvullen, 1 voor eten en 1 voor opruimen. Bij een grotere groep werkt een wisselschema van 60 tot 90 minuten beter dan één persoon die de hele middag stand-by staat.
Wanneer moet ik de barbecue aansteken?: Steek de barbecue pas aan nadat tafels, handenwaspunt, servies en eten klaarstaan. Reken doorgaans 30 tot 45 minuten voor het op temperatuur komen en controleer het gas of de brandstof vóór je begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.