Buurtbarbecue organiseren: checklist en planning

Een buurtbarbecue organiseren vraagt vooral om een goede volgorde. Begin met uitnodigingen en aanmeldingen, verzamel dieetwensen en bevestig de locatie voordat je boodschappen en materiaal regelt. Op de dag zelf draait het om koeling, veilige barbecues, een logische buffetindeling en genoeg hulp bij opbouw en opruimen. Deze checklist helpt je niets te vergeten, van sleutels en partytenten tot gelabelde dieetgerechten en afvalpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Buurtlocatie bevestigen
Weersverwachting controleren
Benodigdheden reserveren
Sleutels en toegang regelen
Plattegrond en indeling maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Vlees marineren
Brood en beleg klaarzetten
Dieetgerechten labelen
Muziek en verlichting opladen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barbecues veilig opstellen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Barbecues aansteken
2 personen
Eten uit koeling halen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Hapjes serveren
2 personen
Barbecueën
3 personen
Eten serveren
3 personen
Vegetarische porties bereiden
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels opruimen
2 personen
Afval tussentijds afvoeren
Barbecues uitdoven
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten veilig verpakken
2 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Barbecues schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten en meubels afbreken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 40

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Barbecuetangenaantal 6
Barbecuekwastenaantal 2
Grillroostersaantal 4
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Opslagbakken met dekselaantal 8
Aluminium grillbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Ovenwantenaantal 4
Schortenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Recyclingbakkenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Blusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen uiterlijk één week vooraf en noteer dieetwensen apart. Label speciale gerechten tijdens het klaarzetten, zodat niemand bij het buffet hoeft te raden.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en regel partytenten voordat je de tafels indeelt. Houd ruimte vrij om eten en gasten bij regen droog te houden.
Zet dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud en gebruik meerdere koelboxen met koelelementen. Bewaar rauw vlees apart van brood, salades en gesneden groenten.
Maak de barbecuezone vóór de gasten komen vrij van looproutes en zet gasflessen stabiel naast, niet onder, de barbecue. Leg ovenwanten, tangen en grillroosters op één vaste plek.
Plan de opbouw met minstens 3 blokken: tafels en tenten, buffet en servies, daarna barbecue en drankenstation. Plaats afvalpunten meteen bij het buffet en vertrek, zodat ze niet vergeten worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen en het verzamelen van aanmeldingen. Bevestig locatie, toegang en benodigdheden uiterlijk 1 week voor de barbecue.
Hoeveel drank moet ik regelen voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet alcoholvrije opties, water en frisdrank apart en koel ze minimaal 2 uur vooraf.
Wanneer moet ik het eten voor een buurtbarbecue voorbereiden?: Was en snijd groenten en maak salades bij voorkeur op de dag zelf, enkele uren voor aanvang. Marineer vlees eerder, maar houd rauwe producten gekoeld en gescheiden tot ze op de barbecue gaan.
Wat moet ik doen als het regent tijdens de buurtbarbecue?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bouw partytenten op zodra de locatie beschikbaar is. Houd een droge plek vrij voor buffet en servies en zet barbecues alleen onder een tent als dat veilig kan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.