Burendagfeest organiseren: checklist en planning

Een burendagfeest vraagt vooral om goede afstemming: wanneer komen de uitnodigingen, wie helpt mee en wat doe je bij regen? Begin met datum en programma, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen. Reserveer op tijd partytenten, tafels en stoelen en controleer enkele dagen vooraf het servies, de spelmaterialen en de muziekapparatuur. Met deze checklist houd je ook de kleine zaken bij die vaak te laat gebeuren, zoals routebordjes, naamkaartjes en gekoelde drank.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatieve regenopstelling bepalen
2 personen
Buren informeren over geluid
Reserveringen maken
Partytenten reserveren
Extra stoelen regelen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Decoratie controleren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
Muziekapparatuur testen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Voorraad servies tellen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Vlees marineren
Allergenen apart verpakken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelhoek opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Eten en drinken uitstallen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomsthapjes serveren
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Kinderspellen begeleiden
3 personen
Volksspellen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Barbecue bedienen
3 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Muziek verzorgen
Verlichting controleren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Opbergruimte schoonmaken
2 personen
Afvalcontainers terugplaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 5
Tafelkledenaantal 8
Parasolvoetenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Mokkenaantal 30
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 8
Routebordjesaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Tafellantaarnsaantal 8

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 10
Barbecuetangenaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Sponzenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blikkenaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Wasmandenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Spelmateriaal

Cornholetsetsaantal 2
Jeu-de-boulesetsaantal 2
Bingoset
Voetballenaantal 2
Springtouwenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk drie weken vooraf de datum, het programma en de uitnodiging definitief. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, zodat je niet pas op de dag zelf alternatieven hoeft te regelen.
Reserveer partytenten, klaptafels en klapstoelen zodra de datum vaststaat. Controleer daarnaast of je voor de regenopstelling genoeg overdekte zitplaatsen en ruimte voor het buffet hebt.
Plan één vast moment voor de boodschappen, bij voorkeur één tot twee dagen vooraf. Tel servies, glazen, bestek, afvalbakken en koelboxen dan na; op de feestdag zelf moeten alleen de dranken nog gekoeld en de hapjes voorbereid worden.
Verdeel vrijwilligers in blokken van ongeveer twee uur. Wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, buffet, muziek, afval en het opruimen, zodat niet iedereen tegelijk met hetzelfde bezig is.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en neem dan een definitief besluit over buiten of binnen. Informeer buren over geluid en zet routebordjes, naamkaartjes en menukaarten al vóór de eerste gasten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een burendagfeest organiseren?: Leg de datum en het programma minstens vier weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor het feest en maak de definitieve gastenlijst zeven dagen vooraf.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een burendagfeest?: Reken op één zitplaats per aangemelde gast als iedereen tegelijk kan eten of koffie drinken. Tel daarnaast 10 procent extra stoelen als reserve, dus 33 stoelen bij 30 gasten.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor Burendag controleren?: Bekijk de verwachting zeven dagen vooraf om te kunnen bijsturen en controleer opnieuw 48 uur voor de start. Bepaal dan ook definitief waar de partytenten, tafels en het buffet komen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een burendagfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Koop daarnaast minstens één extra fles of kan per tien gasten voor onverwacht bezoek en bijvullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.