Burendag organiseren: checklist en planning

Een geslaagde Burendag begint niet met het klaarzetten van de tafels, maar met afspraken over datum, locatie, budget en verantwoordelijkheden. Controleer vroeg of je vergunningen, stroom en toiletten nodig hebt. Daarna volgen programma, activiteiten, uitnodigingen en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen, materialen en de weersverwachting. Gebruik deze checklist om stap voor stap toe te werken naar een buurtmiddag waarop iedereen weet waar hij moet zijn en wat hij kan doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Buurtbudget aanvragen
Reservering stroom regelen
Reservering toiletten regelen
Programma samenstellen
2 personen
Activiteiten aanmelden
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Plattegrond maken
Sleutels ophalen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
Dieetwensen doorgeven
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Routeborden maken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Crewinstructies printen
Weersplan communiceren

Event

Tafels en stoelen lossen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Kraampjes inrichten
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteiten klaarzetten
5 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Informatietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Buurtsport begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Salades en brood aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Toilet controleren
Avondprogramma aankondigen
Licht en muziek aanpassen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Activiteitenmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 3
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Lange aanstekersaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Stiftenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 2
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Hula hoopsaantal 8
Spelletjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen vergunningen, stroom en toiletten; aanvragen en reserveringen kunnen meer tijd kosten dan verwacht.
Open de aanmeldingen uiterlijk 4 weken vooraf en vraag direct naar dieetwensen. Maak in de laatste week een definitieve bezoekerslijst en geef wijzigingen door aan de leverancier.
Plan activiteitenbegeleiders niet alleen op de activiteit zelf, maar ook voor opbouw en afbouw. Reken per activiteit op minstens één verantwoordelijke die het materiaal en de deelnemers opvangt.
Maak een plattegrond met partytenten, tafels, barbecue, activiteiten en toiletten. Controleer vooraf waar verlengkabels veilig kunnen liggen en haal sleutels uiterlijk één werkdag eerder op.
Doe de boodschappen en verzamel materialen uiterlijk de dag voor Burendag. Tel borden, kommen, bekers en bestek na; controleer ook koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en aanstekers voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik Burendag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en budget. Vier weken voor de dag kun je programma, activiteiten, uitnodigingen en aanmeldingen vastzetten.
Wanneer moet ik vrijwilligers voor Burendag regelen?: Start uiterlijk 6 weken vooraf met werven en maak 2 weken vooraf een indeling. Bevestig de inzet nogmaals in de laatste week, inclusief opbouw, begeleiding en afbouw.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding van Burendag?: Reken op een voorbereiding van 8 weken en reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw. Plan na afloop minstens 1 uur voor opruimen en het terugbrengen van spullen.
Wanneer controleer ik het weer voor Burendag?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 48 uur voor de start. Neem dan een besluit over partytenten, binnenlocaties, kleding en de indeling van activiteiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.