Journée des voisins : la checklist pour ne rien oublier

Organiser une Journée des voisins demande plus que de fixer une date et d’installer quelques tables. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, prévoir l’électricité et les toilettes, puis coordonner inscriptions, activités, repas et bénévoles. Cette checklist de 80 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la préparation des encas et au contrôle du matériel. Vous trouverez aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, la météo et la récupération des clés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Demander un budget de quartier
Organiser la réservation d'électricité
Gérer la réservation des toilettes
Établir le programme
2 personnes
Inscrire les activités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les animateurs d'activités
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Informer les riverains
2 personnes
Créer le plan
Récupérer les clés
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
Transmettre les besoins alimentaires
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Créer la playlist musicale
Imprimer les consignes de l’équipe
Communiquer le plan météo

Événement

Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les stands
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les activités
5 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer le sport de quartier
3 personnes
Gérer la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer le programme du soir
Régler la lumière et la musique
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Couper la musique

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel d’activité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les clés
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 3
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Longs briquetsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Marqueursqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Hula-hoopsqté 8
Jeuxqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date : validez le lieu, les autorisations, le budget de quartier, l’électricité et la réservation des toilettes avant d’ouvrir les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive des visiteurs et transmettre les besoins alimentaires aux fournisseurs.
Prévoyez un responsable pour chaque activité et confirmez les bénévoles 10 à 14 jours à l’avance. Sans cette répartition, les animateurs manquent souvent au moment d’accueillir les participants.
Contrôlez le matériel la veille, notamment les tentes, tables, chaises, rallonges, microphone, vaisselle réutilisable, glacières et thermos. Testez l’électricité avant l’arrivée des habitants.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis adaptez le plan. Gardez les clés, le plan d’installation et la liste des contacts dans un même dossier accessible le jour de l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée des voisins ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant. Les autorisations, les réservations d’électricité et de toilettes, les fournisseurs et le recrutement des bénévoles prennent souvent plusieurs jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Journée des voisins ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une clôture 7 jours avant. Ce délai permet de confirmer le nombre de visiteurs, les activités et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole référent par activité, plus 2 personnes pour l’accueil et 2 pour la logistique. Pour une grande fête de quartier, ajoutez une équipe de 2 à 4 personnes pour le montage, le service et le rangement.
Quand préparer le matériel et les courses ?: Rassemblez le matériel la veille et vérifiez les courses le même jour. Préparez les encas quelques heures avant le début, en gardant les produits sensibles au frais dans les glacières.

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