Breakdancebattle organiseren: checklist en planning

Een breakdancebattle vraagt meer voorbereiding dan alleen een dansvloer en muziek. Je moet het format, de jury, de DJ, de deelnemersregistratie en het wedstrijdschema op elkaar afstemmen. Op de dag zelf bepalen een veilige vloer, getest geluid en duidelijke publiekszones het tempo. Gebruik de checklist om eerst de inhoud vast te leggen en daarna techniek, catering en opbouw in de juiste volgorde te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Battleformat en regels bepalen
2 personen
Jury en DJ vastleggen
2 personen
Presentator en crew vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Catering en drank inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Muziek en back-ups klaarzetten
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Locatie openen
2 personen
Vloer en dansruimte inspecteren
2 personen
Dansvloer leggen
4 personen
Podium- en publiekszone markeren
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wayfinding en regels ophangen
2 personen
Prijzen en jurymateriaal klaarleggen
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Crewbriefing houden
8 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Deelnemers naar warming-up begeleiden
2 personen
Openingsmuziek starten
Battleformat en regels toelichten
Voorronde begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Scores en bracket bijwerken
2 personen
Kwartfinales begeleiden
5 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Halve finales begeleiden
5 personen
Publieksstemming organiseren
2 personen
Finale begeleiden
5 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluitende muziek draaien
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Dansvloer schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Breakdancevloer
Vloerbeschermingsmattenaantal 12
Warming-upmattenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Scorebordenaantal 4
Stembriefjesaantal 250
Pennensetsaantal 10
Tafeltrofeeënaantal 3
Medaillesaantal 12
Cadeaubonnenaantal 3
EHBO-koffer
Koelelementenaantal 12

Apparatuur

DJ-tafel
DJ-controller
Laptop
Reserve-laptop
Speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Versterker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Inschrijftafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het battleformat en de regels vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Vermeld ook hoe laat deelnemers aanwezig moeten zijn en wanneer de inschrijving sluit, zodat je het wedstrijdschema niet op het laatste moment hoeft te wijzigen.
Plan de jurybriefing vóór de start van de battles en geef juryleden het format, de beoordelingscriteria en het schema op papier of digitaal. Reserveer daarnaast tijd om de deelnemerslijst te controleren en dieetwensen te verwerken.
Test muziek, microfoons en licht niet pas tijdens de opening. Zet de DJ-controller en laptop klaar met een reserve-laptop, controleer alle aansluitingen en leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf langs de publieks- en danszone.
Inspecteer de vloer voordat deelnemers binnenkomen. Leg de breakdancevloer op vloerbeschermingsmatten, gebruik afzetpalen en afzetlint voor de publiekszone en houd warming-upmatten buiten het wedstrijdvlak.
Maak bij de opbouw een vaste volgorde: eerst vloer en zones markeren, daarna DJ-tafel en geluidsinstallatie, vervolgens microfoons en licht. Houd een aparte plek vrij voor de jurytafel, inschrijftafel, prijzen en deelnemersinformatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een breakdancebattle organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, datum, battleformat, jury, DJ en crew. Publiceer het aanmeldformulier daarna zo snel mogelijk, zodat je nog tijd houdt om deelnemers te controleren en het schema te maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een breakdancebattle?: Plan minimaal 3 uur voor het leggen van de vloer, het markeren van podium- en publiekszones, het opbouwen van geluid en licht en het testen van microfoons. Voeg extra tijd toe als de locatie of apparatuur niet eerder is gecontroleerd.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een breakdancebattle?: Maak het schema nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de deelnemerslijst is gecontroleerd, meestal 1 tot 2 dagen voor de battle. Verstuur de deelnemersinformatie daarna direct, zodat iedereen het programma en de aankomsttijd kent.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een breakdancebattle?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de geplande duur en temperatuur. Tel deelnemers, jury, crew en publiek afzonderlijk mee en koop catering pas in nadat de dieetwensen zijn verzameld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.