Checklist voor een goed georganiseerd bowlingtoernooi

Een bowlingtoernooi loopt soepel als je de banen, deelnemers en wedstrijdindeling ruim vooraf vastlegt. Begin met de deelnemerslijst en dieetwensen, reserveer daarna genoeg banen en bevestig de catering. In de laatste week controleer je teams, regels, prijzen en deelnemersgegevens. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, gekoelde dranken, klaargezette scorekaarten en een korte uitleg voordat de eerste ronde begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bowlingbanen reserveren
Cateringafspraken bevestigen
Prijzen bestellen
Teams samenstellen
2 personen
Programma en regels opstellen
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
Boodschappenlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen controleren
2 personen
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
2 personen
Locatie en banen controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Teams en regels uitleggen
2 personen
Bowlingronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Finaleronde begeleiden
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen

Nazorg

Tafels en materialen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven spullen inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 36
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokhoudersaantal 3

Apparatuur

Laptop
Printer
Stopwatchaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Scorebordenaantal 6
Scorekaartenaantal 40
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Teamstickersaantal 40
Regelkaartenaantal 10

Decoratie

Bowlingbanner
Ballonnenaantal 60
Ballonnenlintaantal 2
Prijstafelbord
Trofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilmopaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de bowlingbanen zodra je een eerste deelnemersaantal hebt. Houd uiterlijk één week vooraf een definitieve lijst aan, zodat je teams en baanindeling niet op het laatste moment hoeft te wijzigen.
Plan de ontvangst 30 minuten voor de eerste worp. Gebruik de ontvangsttafel voor registratie, teamstickers en deelnemersinformatie; zo voorkom je dat spelers zich tijdens de uitleg nog moeten aanmelden.
Maak de teamindeling en spelregels uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet per team de baan, spelers en regels op een aparte kaart en leg scorekaarten met pennen op klemborden klaar.
Koel dranken minimaal 2 uur voor aanvang en portioneer hapjes voordat de wedstrijd start. Zet serveerschalen, serveertangen en afvalbakken op vaste plekken, zodat spelers niet langs de banen hoeven te lopen.
Controleer 60 minuten voor de start de banen, tafels, stoelen en wedstrijdmaterialen. Test laptop, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen en leg trofeeën, medaillelinten en het prijstafelbord pas na die controle klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bowlingtoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst en het reserveren van de bowlingbanen. Leg de teams, regels, catering en prijzen uiterlijk 1 week voor het toernooi vast.
Hoeveel bowlingbanen heb ik nodig voor een toernooi?: Reken meestal op 4 tot 6 spelers per baan. Bij 24 deelnemers reserveer je dus ongeveer 4 tot 6 banen, afhankelijk van de gewenste speeltijd en het aantal rondes.
Hoe laat moet ik aanwezig zijn voor een bowlingtoernooi?: Zorg dat de organisatie 60 minuten voor de eerste ronde aanwezig is. Plan deelnemersregistratie vanaf 30 minuten vooraf en start de uitleg 10 tot 15 minuten voor de eerste worp.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering. Controleer de afspraken nog één keer 2 tot 3 dagen voor het toernooi.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.