Zo organiseer je een geslaagde bordspellenavond
Begin met de locatie en het aantal deelnemers: die bepalen hoeveel tafels, stoelen en spellen je nodig hebt. Stel daarna een spellenprogramma samen met een mix van korte en langere spellen, en verwerk dieetwensen voordat je boodschappen doet. Regel spellen, servies en keukenmateriaal uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf werk je van inrichting naar ontvangst: tafels en speltafels klaarzetten, spellen sorteren, buffet en koffie inrichten en bezoekers inschrijven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Spellenprogramma samenstellen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Aanmeldingen bevestigen
- 7
Spellen lenen of reserveren
2 personen
- 8
Indeling van tafels maken
- 9
Voorraad servies controleren
- 10
Boodschappenlijst afronden
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Spellen ophalen
2 personen
- 13
Locatiesleutels ophalen
- 14
Dranken koelen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Sandwiches klaarmaken
2 personen
- 17
Tafels opstellen
3 personen
- 18
Stoelen plaatsen
2 personen
- 19
Spellen sorteren
2 personen
- 20
Speltafels klaarzetten
3 personen
- 21
Decoratie ophangen
2 personen
- 22
Buffet inrichten
2 personen
- 23
Koffie en thee klaarzetten
- 24
Inschrijvingstafel klaarzetten
Event
- 25
Ontvangst bezoekers
2 personen
- 26
Spelregels toelichten
2 personen
- 27
Spelgroepen indelen
2 personen
- 28
Spellen uitleggen
4 personen
- 29
Hapjes serveren
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Buffet aanvullen
2 personen
- 32
Sandwiches serveren
2 personen
- 33
Nieuwe spelrondes starten
2 personen
- 34
Spelonderdelen aanvullen
- 35
Koffie en thee bijvullen
- 36
Laatste spelronde aankondigen
- 37
Bezoekers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 38
Spellen verzamelen
3 personen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 42
Locatie schoonmaken
3 personen
- 43
Koelboxen legen
- 44
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 45
Spellen retourneren
2 personen
- 46
Locatiesleutels retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Buffettafel
- Inschrijvingstafel
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 25
- Kaartspellenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 30
- Scoreblokkenaantal 6
- Potlodenaantal 36
- Spelonderdelenbakjesaantal 12
Servies
- Glazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Thermoskannenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
- Tangenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 6
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
- Ledlichtsnoerenaantal 3
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Bezem
- Stoffer en blik
- Dweilaantal 2
- Vuilnisbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per tafel vier tot zes spelers en maak de tafelindeling vooraf. Zo voorkom je dat deelnemers bij binnenkomst nog moeten schuiven met stoelen of zoeken naar een geschikte groep.
- Kies per speelronde minstens één spel dat binnen 30 tot 45 minuten klaar is. Dat geeft nieuwe bezoekers een laagdrempelige start en voorkomt lange wachtrijen bij populaire spellen.
- Controleer drie dagen vooraf of alle spellen compleet zijn, inclusief dobbelstenen, scoreblokken, potloden en spelonderdelenbakjes. Een ontbrekend onderdeel merk je anders pas wanneer een tafel wil beginnen.
- Koel dranken op tijd en zet koffie en thee apart van het buffet klaar. Gebruik serveerkommen, serveerschalen en serveerbestek voor hapjes, zodat spelers niet met spelmateriaal boven het eten hoeven te werken.
- Maak de bewegwijzering en inschrijvingstafel vóór het openen van de deuren gereed. Een welkomstbord en pijlen naar de zaal, toiletten en het buffet besparen tijdens het eerste halfuur veel uitleg.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel bordspellen heb je nodig voor een bordspellenavond?
- Reken op één spel per tafel plus twee tot drie reserveopties. Voor 20 deelnemers aan vier tafels zijn bijvoorbeeld 6 tot 8 spellen praktisch, zodat een groep kan wisselen als een spel niet aanslaat.
- Hoe lang van tevoren moet je een bordspellenavond organiseren?
- Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het spellenprogramma. Rond dieetwensen, boodschappen en het lenen of reserveren van spellen uiterlijk 3 dagen voor de avond af.
- Hoeveel tafels en stoelen heb je nodig voor een bordspellenavond?
- Plan één tafel voor elke 4 tot 6 deelnemers en reserveer daarnaast een tafel voor inschrijving en een buffettafel. Voor 20 bezoekers heb je meestal 4 speltafels en ongeveer 20 stoelen nodig.
- Wat zet je klaar voor de ontvangst van een bordspellenavond?
- Zet een inschrijvingstafel, deelnemerslijst, welkomstbord en bewegwijzering klaar voordat de eerste bezoeker arriveert. Leg ook de spellen per tafel klaar en zorg dat dranken, glazen en koffie of thee direct beschikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!