Wat heb je nodig voor een fort open dag?

Een fort open dag vraagt om meer dan koffie en een paar tafels. Bezoekers lopen verschillende routes, wachten bij rondleidingen en blijven soms langer dan gepland. Regel daarom naast catering ook herbruikbaar servies, duidelijke routebordjes, verlichting en stroomvoorziening voor geluid en informatie. Controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel bezoekers zich hebben aangemeld en pas tafels, stoelen, drank en servies daarop aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Kleedjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 12
Kassa
Pinapparaat
Contantgeldkistje
Klembordenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Fotocamera
Kabelhaspelsaantal 4
Handportofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 8
Megafon
EHBO-koffer
Brandblusdekenaantal 2
Zakelijke portofoonsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Sportmateriaal

Speurtochtkaartenaantal 150
Potlodenaantal 150
Stempelsetsaantal 6
Historische spelmaterialenaantal 6
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodensetsaantal 20
Prijslintjesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Afzetlintaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukenbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Theezakjes - 250 stuks
- Koffiemelk - 8 liter
- Halfvolle melk - 8 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Bruisend mineraalwater - 12 flessen
- Plat mineraalwater - 18 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Bier - 10 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Citroenen - 3 kilo
- Limoenen - 2 kilo
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbroden - 25 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 150 stuks
- Krentenbollen - 60 stuks
- Roomboter - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Brie - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Ham - 3 kilo
- Kipfilet - 3 kilo
- Vegetarische spreads - 3 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Appelstroop - 2 potten
- Jam - 4 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 10 kroppen
- Paprika's - 4 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 10 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Meloenen - 6 stuks
- Yoghurt - 8 liter
- Muesli - 3 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Borrelnoten - 6 kilo
- Olijven - 4 potten
- Augurken - 4 potten
- Ketchup - 4 flessen
- Mayonaise - 4 flessen
- Mosterd - 3 flessen
- Knoflooksaus - 3 flessen
- Tomatensoep - 20 liter
- Groentesoep - 15 liter
- Soepstengels - 10 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 2 kilo
- Vegan koekjes - 6 pakken
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Koekjes - 12 pakken
- Appeltaart - 8 taarten
- Slagroom - 12 bussen
- Koffiefilters - 200 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Rietjes - 250 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Bakpapier - 4 rollen
- Vershoudbakjes - 50 stuks
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Desinfectiemiddel - 4 flessen
- Schoonmaakdoeken - 30 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Tissues - 12 dozen
- Pleisters - 4 dozen
- Wegwerpijszakken - 6 stuks

Tips

Reken per bezoeker op minstens 1 herbruikbare beker, bord en bestekset; voor koffie en thee heb je daarnaast ongeveer 1 kopje per verwachte koffiedrinker nodig. Leg 10% extra klaar voor verlies, vervuiling of een tweede ronde.
Plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet water apart klaar en reserveer koelboxen als er geen vaste koeling dicht bij het publieksgebied is.
Zet bij elke routekeuze een routebordje en plaats extra verlichting bij donkere doorgangen, trappen en informatiepanelen. Neem naast lichtsnoeren minstens 2 batterijlantaarns mee als reserve voor een stroomprobleem.
Tel niet alleen zitplaatsen voor de catering: houd ook ruimte vrij voor wachtrijen bij rondleidingen. Een praktische start is 1 klapstoel per bezoeker die slecht ter been is, aangevuld met statafels voor kort verblijf.
Vergeet de stroomverdeling niet wanneer je koffiezetapparaten, waterkokers, luidsprekers en lampen gebruikt. Neem per afzonderlijke stroomgroep voldoende verlengkabels en stekkerdozen mee en test alles uiterlijk 1 dag vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een fort open dag?: Neem per verwachte bezoeker minimaal 1 bord, 1 beker en 1 bestekset mee. Voorzie 10% extra; bij 100 bezoekers zijn dat dus 110 stuks per onderdeel. Voor koffie en thee tel je ongeveer 1 kopje per koffiedrinker.
Hoeveel drank moet ik kopen voor een open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 drankje per uur. Bij 100 bezoekers die 3 uur blijven, kom je uit op ongeveer 400 tot 500 drankjes, inclusief water en een kleine reserve.
Wanneer moet ik tenten, tafels en stoelen regelen?: Leg meubilair en partytenten bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf vast. Controleer uiterlijk 1 week voor de open dag de aantallen op basis van de aanmeldingen en bevestig de levering opnieuw.
Wat moet ik meenemen voor stroom en verlichting in een fort?: Neem verlengkabels, stekkerdozen, oplaadbare lampen en batterijlantaarns mee. Test koffieapparaten, waterkokers, luidsprekers en verlichting uiterlijk 1 dag vooraf en houd minstens 2 batterijlantaarns als reserve beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.