Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes du fort ?

Une journée portes ouvertes dans un fort demande plus qu’un buffet et quelques panneaux. Il faut équiper les espaces d’accueil, les visites guidées, la pause-café et les zones extérieures, tout en prévoyant l’électricité, l’éclairage et la météo. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à récupérer : mobilier, vaisselle réutilisable, boissons, sonorisation et accessoires pour orienter les visiteurs. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits, des créneaux de visite et de la durée d’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 3
Couverturesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Caisse à espèces
Presse-papiersqté 8
Batteries externesqté 4
Appareil photo
Rallonges à enrouleurqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feuqté 2
Talkies-walkies professionnelsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Décoration de tableqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12

Matériel de sport

Cartes de chasse au trésorqté 150
Crayonsqté 150
Kits de tamponsqté 6
Matériel de jeu historiqueqté 6
Coloriagesqté 100
Sets de crayons de couleurqté 20
Étiquettes de prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Brosses de toilettesqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 3
Bacs de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 30

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Sachets de thé - 250 pièces
- Lait pour café - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière - 10 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 150 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Tartinades végétariennes - 3 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Pâte de speculoos - 2 pots
- Confiture - 4 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 4 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Melons - 6 pièces
- Yaourt - 8 litres
- Muesli - 3 kilo
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Mélange apéritif - 6 kilo
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Ketchup - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Soupe de tomates - 20 liter
- Soupe de légumes - 15 litres
- Bâtonnets salés - 10 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Tarte aux pommes - 8 tartes
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Filtres à café - 200 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles - 250 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Barquettes hermétiques - 50 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Désinfectant - 4 bouteilles
- Chiffons de nettoyage - 30 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Mouchoirs - 12 boîtes
- Pansements - 4 boîtes
- Sachets de glace jetables - 6 pièces

Conseils

Prévoyez au moins 2 à 3 gobelets par visiteur pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 % pour les rotations et les pertes. Pour le café et le thé, comptez une tasse par personne et prévoyez davantage si l’accueil dure toute la matinée.
Réservez les tentes, tables et chaises dès que la date et les horaires sont confirmés. Ajoutez 10 à 15 % de sièges si les visiteurs peuvent attendre avant une visite guidée ou s’attarder après le parcours.
Ne limitez pas la vaisselle aux assiettes : les petits bols, couverts, verres à vin, tasses, pichets et plateaux de service sont souvent oubliés lors du retrait des courses. Regroupez-les par zone pour éviter de devoir transporter la vaisselle pendant l’accueil.
Testez les haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises au moins 24 heures avant l’ouverture. Pour un site en pierre ou composé de plusieurs salles, vérifiez le son dans chaque espace et gardez des lampes rechargeables ou à piles disponibles.
Achetez ou récupérez l’éclairage et les protections météo avant de consulter les prévisions finales. Les guirlandes lumineuses, lampes à piles et couvertures servent dès que la visite se prolonge en fin de journée ou que les visiteurs attendent dehors.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 gobelets par visiteur pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 %. Pour une journée complète, prévoyez aussi un espace clairement identifié pour le retour et le lavage de la vaisselle réutilisable.
Quand réserver les tentes et le mobilier pour une journée portes ouvertes ?: Réservez-les dès que la date, les horaires et le plan du fort sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Cela laisse le temps d’ajuster le nombre de tables et de chaises après le traitement des inscriptions.
Combien de tasses et de machines à café prévoir ?: Prévoyez au minimum une tasse par visiteur attendu sur un même créneau, avec 10 % de marge. Le nombre de machines dépend du débit souhaité, mais testez leur alimentation électrique au moins 24 heures avant l’ouverture.
Que faut-il acheter pour l’éclairage d’un fort ?: Prévoyez des lampes rechargeables ou à piles pour les zones sombres et les itinéraires, ainsi que des guirlandes lumineuses pour les espaces d’accueil. Vérifiez et rechargez tout le matériel la veille, puis gardez des piles ou une solution de secours sur place.

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