Boekenmarkt organiseren: checklist en planning
Een boekenmarkt vraagt vooral om overzicht: eerst regel je locatie, datum en inzameling, daarna verwerk je de boeken en richt je de verkoop in. Begin minimaal zes weken vooraf met de locatie en het inzamelpunt. In de laatste twee weken moeten boeken gecontroleerd, gesorteerd, geregistreerd en geprijsd zijn. Plan vóór de openingsdag ook vrijwilligers, betalingen, looproutes en het vervoer. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet worden, zodat je op de dag zelf niet nog dozen, prijslijsten of wisselgeld hoeft te zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Inzamelpunt voor boeken openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafels en stoelen reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boeken ophalen
3 personen
Boeken controleren
3 personen
Boeken sorteren
4 personen
Boeken prijzen
4 personen
Boeken registreren
2 personen
Kringloopboeken apart zetten
2 personen
Contant geld regelen
Boodschappen doen
2 personen
Boeken naar locatie brengen
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Looproute uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Boeken uitstallen
5 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geldkassa controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Boeken verkopen
3 personen
Kassa beheren
2 personen
Boekentafels aanvullen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee bijvullen
Hapjes bijvullen
Gevonden voorwerpen bewaren
Verkoop afsluiten
2 personen
Nazorg
Contant geld tellen
2 personen
Overgebleven boeken verpakken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Boeken terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 30
- Klaptafel voor kassa
- Boekenkastenaantal 4
- Krukkenaantal 4
Presentatie
- Boekenkistjesaantal 12
- Boekensteunenaantal 20
- Tafelkleedaantal 18
- Categoriekaartenaantal 20
- Prijskaartjesaantal 500
- Etikettenaantal 1000
- Permanente markersaantal 12
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 4
- Registratieformulierenaantal 100
- Kassabonnenaantal 4
- Flyersaantal 300
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Touwaantal 2
- Kartonplatenaantal 20
Apparatuur
- Kassa
- Pinapparaat
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Handkaraantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Schotelsaantal 50
- Gebaksbordjesaantal 60
- Theelepelsaantal 50
- Serveerbladenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 3
- Serveertangenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
- LED-lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweil en emmeraantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open het inzamelpunt minimaal vier weken vooraf en spreek een vaste sluitingsdatum af. Zo houd je nog 7 tot 10 dagen over om boeken te controleren, te sorteren, te registreren en te prijzen.
- Sorteer boeken vóór je ze naar de locatie brengt. Werk met duidelijke categoriekaarten en gebruik etiketten of prijskaartjes; dat voorkomt dat bezoekers en vrijwilligers op de dag zelf alles opnieuw moeten indelen.
- Reserveer tafels, stoelen en eventuele boekenkasten tegelijk met de locatie. Reken per tafel op ongeveer 1 tot 2 categorieën en houd een vrije looproute van minimaal 1 meter tussen de opstellingen.
- Maak uiterlijk een week vooraf een taakindeling voor vrijwilligers. Plan aparte mensen voor ontvangst, kassa, aanvullen en opruimen; laat minstens 2 personen tegelijk bij de kassa werken als je contant geld en pinbetalingen aanbiedt.
- Controleer de betaalplek en stroomvoorziening de dag ervoor. Leg kassa, pinapparaat, kassabonnen, stekkerdozen, verlengsnoeren en voldoende wisselgeld samen klaar, zodat je niet tijdens de opening hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?
- Begin ongeveer 6 weken vooraf met de locatie, datum, tijden en het inzamelpunt. Gebruik de laatste 2 weken voor controleren, sorteren, prijzen, registreren en de inrichting.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boekenmarkt?
- Plan minimaal 4 vrijwilligers voor een kleine boekenmarkt: 1 voor ontvangst, 2 voor de kassa en vragen, en 1 voor aanvullen en opruimen. Bij meerdere verkooptafels is 1 extra vrijwilliger per 2 tot 3 tafels praktisch.
- Wanneer moet ik boeken sorteren en prijzen?
- Sorteer en prijs de boeken uiterlijk 3 dagen vóór de markt. Houd de laatste dag vrij voor het ophangen van prijslijsten, het klaarzetten van de kassa en het vervoeren van de boeken.
- Hoe richt ik tafels in voor een boekenmarkt?
- Zet tafels per categorie bij elkaar en houd minimaal 1 meter ruimte voor de looproute. Plaats populaire of kwetsbare boeken op boekenkistjes, boekenkasten of met boekensteunen, zodat ze zichtbaar blijven en niet omvallen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!