Zo organiseer je een boekeninzameling

Begin niet met dozen neerzetten, maar met de route die boeken afleggen. Bevestig eerst de locatie en openingstijden, regel transport en werf vrijwilligers. Daarna richt je de inname- en sorteertafels in, maak je instructies en bereid je registratie voor. Op de dag zelf moeten bezoekers snel kunnen afgeven, terwijl je team aantallen en kwaliteit bijhoudt. Met een duidelijke indeling voorkom je volle tafels, zoekgeraakte formulieren en boeken die te laat worden afgevoerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en openingstijden bevestigen
2
Transport voor boeken reserveren
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
8
Instructies voor boekeninname maken
2 personen
9
Route voor aanvoer bepalen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Boekendozen controleren
2 personen
12
Labels en formulieren voorbereiden
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Vrijwilligersbriefing klaarzetten

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Innamebalie inrichten
2 personen
18
Sorteertafels inrichten
4 personen
19
Ontvangstteam instrueren
2 personen
20
Registratieformulieren klaarleggen
2 personen
21
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
22
Bezoekers ontvangen
4 personen
23
Boeken aannemen
4 personen
24
Boekenaantallen registreren
2 personen
25
Boeken op kwaliteit controleren
3 personen
26
Boeken per genre sorteren
5 personen
27
Dozen vullen en labelen
4 personen
28
Volle dozen naar opslag brengen
3 personen
29
Innamegebied vrijhouden
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Pauzes voor vrijwilligers verzorgen
2 personen
33
Afval tussentijds afvoeren
34
Laatste boeken aannemen
3 personen
35
Boekentotalen controleren
2 personen
36
Boekendozen verzegelen
3 personen

Nazorg

37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Boeken naar transportpunt brengen
4 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen naar opslag brengen
3 personen
42
Herbruikbare materialen reinigen
2 personen
43
Transportmaterialen retourneren
2 personen
44
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 16
Boekenkarrenaantal 4
Rolcontainersaantal 6
Statafelsaantal 2

Apparatuur

Steekwagensaantal 2
Weegschalenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 24
Theeglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naambadgesaantal 30

Sorteermateriaal

Boekendozenaantal 80
Plastic opbergbakkenaantal 12
Kleurlabelsaantal 300
Etikettenhoudersaantal 20
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Kantoorplakbandaantal 8
Ducttapeaantal 6
Scharenaantal 6
Meetlintenaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanvoerroute voordat je tafels plaatst. Reserveer ruimte voor boekenkarren, rolcontainers en steekwagens, zodat dozen niet door de bezoekersstroom hoeven.
Werk met een apart ontvangstteam en een sorteerteam. Geef het ontvangstteam korte instructies over aannemen en registreren; laat het sorteerteam kwaliteit controleren aan een eigen tafel.
Maak registratieformulieren en labels minimaal één dag vooraf klaar. Leg laptops, printer, verlengkabels en stekkerdozen op dezelfde plek, zodat de innamebalie niet stilvalt door ontbrekende apparatuur.
Controleer boekendozen vóór de inzameling op stevigheid en formaat. Zet plastic opbergbakken klaar voor formulieren, labels en losse materialen; zo blijven papieren weg van de boekenstroom.
Plan de vrijwilligersbriefing vóór de locatie opent en houd minstens 15 minuten vrij. Bespreek wie bezoekers ontvangt, wie aantallen registreert en wie volle dozen naar het transportpunt brengt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekeninzameling?: Reken bij een kleinschalige inzameling op minimaal 4 vrijwilligers: 2 voor ontvangst en registratie en 2 voor controle en sorteren. Voeg per extra druk uur liefst 2 mensen toe, zodat de inname niet ophoopt.
Hoe lang van tevoren moet je transport voor boeken regelen?: Reserveer transport bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Plan daarnaast een definitieve controle 2 dagen voor de inzameling, wanneer je beter weet hoeveel boekendozen en rolcontainers nodig zijn.
Hoe richt je een boekeninzameling in?: Maak minimaal 3 zones: ontvangst en registratie, controle en sorteren, en tijdelijke opslag voor volle dozen. Houd tussen de tafels ongeveer 1 meter loopruimte en plaats informatie- en pijlborden bij de ingang.
Wanneer maak je de instructies voor boekeninname?: Maak de instructies uiterlijk 3 dagen vooraf en test ze met één vrijwilliger. Beschrijf daarin welke boeken worden aangenomen, hoe aantallen worden geregistreerd en wanneer een boek apart wordt gelegd voor kwaliteitscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.