Zo organiseer je een bingoavond zonder gedoe

Begin met de locatie, het bingoformat en de prijzen; die bepalen hoeveel mensen je kunt ontvangen en hoeveel kaarten je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen bij. Bereid bingokaarten, reservekaarten en rondekaarten vooraf voor en test de bingomolen, microfoon en luidspreker minstens één dag eerder. Op de avond zelf werk je van opbouw naar ontvangst: eerst tafels, stoelen en spelpost, daarna prijzen, drank, hapjes en duidelijke instructies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Bingoformat en prijzen bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Bingokaarten voorbereiden
2 personen
8
Prijzen sorteren
2 personen
9
Bingoapparatuur testen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Locatie openen
2 personen
14
Ruimte controleren
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Tafels decoreren
2 personen
18
Bingopost inrichten
2 personen
19
Prijzentafel inrichten
2 personen
20
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
21
Drankpunt inrichten
2 personen
22
Hapjes klaarzetten
2 personen
23
Instructies klaarleggen
24
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Bingokaarten uitdelen
2 personen
28
Spelregels uitleggen
29
Eerste bingorondes begeleiden
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Bingowinnaars controleren
2 personen
33
Prijzen uitreiken
34
Pauze aankondigen
35
Laatste bingoronde begeleiden
2 personen
36
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

37
Bingoapparatuur opruimen
2 personen
38
Eten en drinken opruimen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Sleutels en materialen controleren
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Restanten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Bingotafel
Prijzentafel
Garderoberek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballenaantal 90
Draadloze microfoon
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 600
Bingomarkersaantal 70
Reservekaartenaantal 50
Rondekaartenaantal 12
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10

Catering

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Serveerbestekaantal 10
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Bingowegwijzersaantal 6
Prijzentafelbord
Nummerbordjesaantal 60

Tips

Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de eerste gasten. Zet de bingotafel, prijzentafel en het drankpunt op hun vaste plek voordat je de hapjes klaarzet, zodat je niet met volle schalen door de ruimte hoeft te lopen.
Maak per ronde extra bingokaarten klaar: reken op minstens 10% reserve boven het aantal bevestigde deelnemers. Leg ook pennen, markers en notitieblokken op meerdere tafels, zodat spelers niet telkens hoeven op te staan.
Test de bingomolen, bingoballen, draadloze microfoon en luidspreker vóór de avond. Controleer tegelijk of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn en geen looppaden blokkeren.
Koel dranken vooraf en houd voor het eerste uur rekening met ongeveer twee tot drie drankjes per persoon. Zet koffie, thee en water apart klaar in thermoskannen of dispensers, zodat het spel niet telkens wordt onderbroken.
Brief vrijwilligers vóór de ontvangst over het controleren van kaarten, het uitroepen van een winnaar en het uitdelen van prijzen. Leg de spelinstructies zichtbaar klaar; spreek ook af wie dieetwensen en vragen over hapjes opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond op te bouwen?: Reken op 90 tot 120 minuten voor de opbouw. Reserveer extra tijd als je tafels, stoelen, geluidsapparatuur, bingopost, drankpunt en prijzentafel nog vanaf nul moet plaatsen.
Hoeveel bingokaarten moet ik voorbereiden?: Maak voor iedere bevestigde deelnemer minimaal één kaart en bereid daarnaast ongeveer 10% reservekaarten voor. Bij 50 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 55 kaarten, zodat verlies of een last-minute gast geen probleem wordt.
Wanneer moet je de bingoapparatuur testen?: Test de bingomolen, bingoballen, microfoon en luidspreker uiterlijk één dag van tevoren. Doe op de avond zelf nog een korte controle zodra de locatie opent, inclusief batterijen, kabels en het geluidsniveau.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bingoavond?: Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon. Voor 40 gasten betekent dat 80 tot 120 drankjes; vul daarna aan op basis van de geplande duur en zorg dat water de hele avond beschikbaar blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.