Bingoavond organiseren: checklist en planning
Een bingoavond vraagt vooral om een strak spelverloop en een zaal die vóór binnenkomst klaarstaat. Regel eerst de locatie, aanmeldingen en bingoformulieren; werk daarna de rondes, prijzen en catering uit. Op de dag zelf moeten de bingomolen, ballen, microfoon en formulieren getest zijn voordat de eerste deelnemer arriveert. Deze checklist helpt je bovendien herinneren aan kleine zaken die vaak te laat gebeuren, zoals reservepennen, gelabelde prijzen en een bemande inchecktafel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaalindeling bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bingoformulieren bestellen
Bingoprijzen inkopen
2 personen
Bingoballen controleren
Bingorondes en prijzen indelen
2 personen
Locatiebezoek en sleutel regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bingoformulieren sorteren
2 personen
Prijzen labelen
2 personen
Draaiboek en spelregels printen
Zaal ventileren
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels voorzien van tafelkleden
2 personen
Bingo- en ontvangsttafel inrichten
2 personen
Bingoballen en molen klaarzetten
Prijzen zichtbaar uitstallen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Event
Inchecktafel bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Bingoformulieren uitdelen
2 personen
Speluitleg geven
Bingorondes presenteren
Bingonummers controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte vaat verzamelen
2 personen
Laatste ronde en afsluiting
Nazorg
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Bingomateriaal tellen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 48
- Tafelkledenaantal 8
- Inchecktafel
- Bingotafel
- Buffettafelsaantal 2
Apparatuur
- Bingomolen
- Bingoballenset
- Draadloze microfoon
- Luidspreker
- Verlengsnoerenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 50
- Gebaksbordjesaantal 50
- Theelepelsaantal 50
- Serveerlepelsaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Schalenaantal 10
- Dienbladenaantal 4
- Tangenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Decoratie
- Bingoletters
- Tafeldecoratieaantal 8
- Prijslintenaantal 12
Spelmateriaal
- Bingokaartenaantal 60
- Bingomarkersaantal 60
- Reservepennenaantal 20
- Rondekaartenaantal 12
- Prijstafelsaantal 2
Catering
- Bingoprijzenaantal 12
- Cadeauzakkenaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 2
Tips
- Plan de bingo rondes en prijzen uiterlijk één week vooraf. Leg per ronde vast of je speelt voor een rij, twee rijen of een volle kaart en zet de bijbehorende prijzen apart.
- Controleer bingomolen, bingoballenset, draadloze microfoon en luidspreker minstens 2 dagen vooraf. Test op locatie ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je niet vlak voor aanvang hoeft te improviseren.
- Zet de zaal 2 tot 3 uur voor de start klaar. Plaats tafels en stoelen, richt de bingo- en ontvangsttafel in en leg bingoformulieren, bingomarkers en reservepennen per tafel klaar.
- Koel dranken minimaal 3 uur vóór ontvangst en bereid koffie en thee vlak voor de start. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en houd hapjes apart herkenbaar als ze niet voor iedereen geschikt zijn.
- Maak één duidelijk draaiboek met spelregels, volgorde van de rondes en prijsuitgifte. Print dit uiterlijk de dag ervoor en leg daarnaast een reserve-exemplaar bij de bingotafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?
- Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Bestel bingoformulieren en regel prijzen uiterlijk 2 weken voor de avond, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
- Hoeveel bingoformulieren heb ik nodig?
- Bestel één formulier per deelnemer plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 50 deelnemers zijn dat dus 55 formulieren; houd daarnaast reservepennen klaar voor verlies of lege pennen.
- Hoe laat moet ik de zaal klaarzetten voor een bingoavond?
- Start 2 tot 3 uur voor de opening met tafels, stoelen, formulieren en techniek. Test de bingomolen en microfoon minstens 30 minuten vóór binnenkomst nog één keer.
- Hoeveel bingorondes plan je op één avond?
- Reken voor een ronde met uitleg, spelen en prijsuitreiking op 15 tot 20 minuten. Met 6 rondes duurt het spelgedeelte ongeveer 1,5 tot 2 uur, exclusief ontvangst en pauze.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!