Checklist voor een Bevrijdingsfietstocht organiseren

Een Bevrijdingsfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt een startlocatie, rustpunt, vergunningen, verkeersposten en een plan voor pech onderweg. Ook routebordjes, GPX-bestanden en deelnemersinformatie moeten op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je om de 58 taken in de juiste volgorde af te werken, van routecontrole en aanmeldingen tot het inrichten van het startterrein en het koelen van de dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Rustpunt reserveren
Vergunningen controleren
Route op veiligheid controleren
2 personen
Omleidingen en wegwerkzaamheden checken
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
Fietstocht online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routebordjes ontwerpen
Routebordjes laten afdrukken
Polsbandjes en nummers voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Fietscontrolepost plannen
Verkeersposten indelen
2 personen
Catering bestellen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Fietsen en gereedschap klaarzetten
2 personen
Routebordjes sorteren
2 personen

Event

Startterrein inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Fietscontrolepost opbouwen
2 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Rustpunt opbouwen
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Startpakketten klaarleggen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fietsen technisch controleren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen laten vertrekken
3 personen
Verkeersposten bemannen
4 personen
Achterrijder begeleiden
2 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek en microfoon bedienen
Herinneringsmoment begeleiden
2 personen
Dranken bij het eindpunt aanvullen
2 personen
Deelnemers naar huis verwijzen
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
4 personen
Fietsen en gereedschap opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Startterrein schoonmaken
4 personen
Rustpunt schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Acculampenaantal 8
Mobiele speaker
Draadloze microfoon
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Bandenplaksetsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 16
Fietshelmenaantal 6
Fietsslotenaantal 10
Reflecterende armbandenaantal 120
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Routekaartenaantal 140
GPS-apparatenaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 10
Batterijlampjesaantal 20

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Bevrijdingsvlaggenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Routepijlenaantal 80
Startboog
Herdenkingskaarsenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermosflessenaantal 10
Waterkannenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Handdoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Blarenpleistersaantal 40
Zonnebranddispensersaantal 3
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route niet alleen op afstand, maar ook op wegwerkzaamheden, omleidingen en onveilige kruisingen. Doe een volledige proefrit en leg daarna pas de routebordjes, routekaart en het GPX-bestand definitief vast.
Plan vrijwilligers per concrete post: start, fietscontrole, rustpunt en verkeerspunten. Geef iedere vrijwilliger vooraf een tijd, plek, taak en contactmogelijkheid; oplaadbare portofoons en veiligheidshesjes liggen dan per post klaar.
Regel fietspech als zelfstandig onderdeel van de tocht. Zet reservefietsen, fietspompen, multitools, bandenplaksets en reservebinnenbanden klaar en wijs iemand aan die tijdens de hele route bereikbaar blijft.
Tel catering en bekers op basis van het aantal aanmeldingen plus een kleine reserve. Verzamel dieetwensen voordat je bestelt en koel de dranken pas kort voor vertrek, zodat koelboxen niet onnodig lang bezet zijn.
Richt het startterrein in volgens de loop van de deelnemers: aanmelden, polsbandje of nummer ophalen, fietscontrole en vertrek. Zet routebordjes, fietsstandaards, afvalbakken, acculampen en verlengkabels al vóór de briefing op hun plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Bevrijdingsfietstocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en rustpunt. Controleer vergunningen en wegwerkzaamheden meteen, omdat aanpassingen in de route later extra werk geven.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Bevrijdingsfietstocht?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de start, één voor de fietscontrole, één voor het rustpunt en één per verkeerspost. Voeg daarnaast minstens één mobiele fietshelper toe voor pech onderweg; het exacte aantal hangt af van route en deelnemersaantal.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een fietstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Tel extra voor vrijwilligers en reserveer daarnaast water voor de fietscontrole en het rustpunt.
Wanneer moet ik de routebordjes en GPX-route klaar hebben?: Maak de definitieve routekaart en GPX-route uiterlijk 1 week voor vertrek, nadat je de route opnieuw op veiligheid en omleidingen hebt gecontroleerd. Laat de routebordjes daarna afdrukken en sorteer ze per wegdeel of verkeerspost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.